Fluidifiez votre activité en externalisant la frappe de compte-rendu

Courir après le temps ! Voilà un sentiment prédominant dans nombre de centres d’imagerie médicale ou chez les spécialistes. D’un côté, les rendez-vous s’enchaînent et de l’autre, les comptes rendus à saisir s’accumulent… Si, de surcroît, une secrétaire est absente, en vacances ou happée par de multiples autres tâches, voilà que la pile de comptes rendus à saisir s’accroît inexorablement. Une raison qui pousse de plus en plus de centres d’imagerie médicale ou de spécialistes à s’engager dans l’externalisation de tout ou partie de la frappe de leurs comptes rendus. Avec à la clé un moyen efficace de fluidifier la vie du centre médical et d’apporter un service amélioré aux patients.

 

Gérer l’absentéisme et les aléas

Les centres médicaux, comme toute PME, sont sujets aux aléas de disponibilité de leurs employés. Une absence non prévue d’une ou plusieurs secrétaires et toute l’organisation de la frappe de compte rendu est impactée, créant un retard ou aggravant celui déjà existant. L’externalisation apporte une solution en permettant de déléguer la totalité de la frappe ou une partie, en débordement, lors de pics d’activité. Un retard pris dans la matinée peut être ainsi résorbé entre 12 h et 14 h, pour repartir à zéro dès le début d’après-midi. Steve Roy, associé chez Simplify, confirme : « il n’est pas rare de rencontrer des centres d’imagerie médicale ou des spécialistes qui ont plusieurs centaines de comptes rendus en attente. Dernièrement, nous sommes intervenus auprès d’un centre qui avait plus de 3000 comptes rendus en retard. Nous avons résorbé ce surplus en quelques jours ».

 

 

La qualité du secrétariat

S’il ne s’agit pas d’en faire une généralité, de nombreux médecins déplorent la baisse du niveau de qualité rédactionnelle des jeunes secrétaires. Pour une partie d’entre elles, la grammaire et l’orthographe ne sont pas au niveau requis pour établir des comptes rendus de qualité. Les médecins doivent alors palier ces lacunes en corrigeant chaque compte rendu, perdant un temps précieux, alors qu’une simple relecture devrait suffire. Là encore, l’externalisation permet d’obtenir un niveau de qualité constant des comptes rendus, saisis par des étudiants de 5ème à 7ème année de médecine et relus systématiquement par un médecin.

 

Une baisse des coûts de frappe

Au-delà de ses avantages fonctionnels, l’externalisation de la frappe de comptes rendus engendre également une réduction sensible des coûts liés à cette activité, qui peut atteindre 20%. Mais, elle permet surtout de s’affranchir de tous les aléas quotidiens en gardant une qualité et un délai constant, permettant une réelle fluidification de l’activité.

 

Et le patient ?

Le patient, quant à lui, est mieux pris en charge par la secrétaire qui peut se concentrer sur son activité d’accueil. Il pourra également partir plus rapidement à la suite de sa consultation, le compte rendu étant délivré en une vingtaine de minutes.

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »

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En route vers l’« uberisation » de la consultation médicale ?

Aucun secteur n’y échappe : l’uberisation de la société est en marche. Après les hôtels, les taxis, la location de voiture, etc., le secteur médical est touché à son tour avec l’arrivée de plateformes internet et de services de mise en relation en temps réel.

 

Les délais d’attente pour obtenir un rendez-vous chez le médecin s’allongent un peu plus chaque année. A tel point que deux Français sur trois renonceraient à consulter pour cette raison, selon l’observatoire Jalma / Ifop sur l’accès aux soins (novembre 2014).

Alors, trouver rapidement une place libre chez un médecin proche de chez soi, en quelques clics depuis son Smartphone, sa tablette ou son pc, l’idée est plutôt séduisante. Le principe connaît un grand succès aux États-Unis depuis 2007 déjà avec Zocdoc, pionnier du genre.

 

Un principe gagnant-gagnant

En France, plusieurs start-up exploitent d’ores et déjà le filon de la prise et de la gestion de rendez-vous médicaux auprès de spécialistes ou de généralistes (ophtalmo, dentiste, gynécologue, orl, dermatologue, etc.). Et chacun y trouve son compte. Les médecins optimisent leur planning et comblent les rendez-vous annulés à la dernière minute (28 millions de consultations ne sont pas honorées par les patients chaque année, selon la Confédération des syndicats médicaux français). Les patients gagnent du temps puisqu’ils ont accès en temps réel aux agendas des médecins et peuvent directement réserver en ligne sur les créneaux disponibles.

Outre la prise de rendez-vous, les plateformes proposent des informations pratiques : tarifs, moyens de paiement, diplômes, conventionnement ou non, moyens de transport disponibles, etc.

 

Médecin à la demande

Aux États-Unis toujours, la logique est poussée encore plus loin avec Heal, une nouvelle application pour Smartphone qui propose un médecin à domicile sur le même modèle que celui de Uber taxi. Tombées aux oubliettes outre-Atlantique depuis plus de 20 ans, les visites à domicile font ainsi leur grand retour. Pager, lancé par l’un des fondateurs de Uber, propose également aux habitants de New York un service de médecins à domicile.

 

Encadré

L’uberisation, qu’est-ce que c’est ?

Le terme uberisation est un néologisme composé à partir du nom de la société californienne Uber, qui développe et exploite des applications mobiles de mise en contact direct d’utilisateurs avec des chauffeurs réalisant des services de transport.

On parle donc d’uberisation pour qualifier un phénomène par lequel une start-up ou un nouveau modèle économique, lié à l’économie digitale, peut menacer et remettre en cause rapidement un vieux modèle de l’économie traditionnelle. Cela en proposant un service innovant accessible depuis un Smartphone à tout moment et sans délai.

L’expression «se faire uberiser» s’emploie pour les entreprises qui subissent l’arrivée d’un tel service, comme les taxis avec Uber ou la SNCF avec Blablacar.

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »

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