Les outils et les services dédiés à l’externalisation du secrétariat médical

Pour faire gagner du temps aux patients, mais aussi aux praticiens ou encore pallier une augmentation ou en carence d’activité, une solution pratique permet de vous aider : l’externalisation du secrétariat.

Mais quels sont les services et les outils pour optimiser cette démarche ?

À propos de l’accueil téléphonique

L’externalisation du secrétariat médical repose, en grande partie, sur le poste de l’accueil téléphonique.

En choisissant cette option, le médecin ou le cabinet médical décide de faire appel à un professionnel afin de répondre à l’image de sa consultation.

Concrètement, l’accueil téléphonique externalisé consiste à :

  • Répondre de manière personnalisée et offrir une meilleure présentation
  • Adopter un ton positif
  • Prendre les rendez-vous et les messages
  • Conseiller, orienter et informer (heures de consultation, accès, etc.)
  • Détecter éventuellement les signes d’urgence chez le patient pour en avertir le médecin.
  • Rassurer et assurer un accompagnement de qualité.

Avec l’externalisation de l’accueil téléphonique, vous bénéficiez d’une solution sur mesure pour valoriser l’écoute du médecin auprès du patient.

Des outils dédiés au médical

Plusieurs outils sont mis à la disposition pour une meilleure externalisation du secrétariat médical. Ainsi, vous êtes assuré de répondre au mieux aux besoins du patient ainsi qu’à ceux du médecin dans les meilleurs délais.

Ces outils technologiques assurent alors un suivi de l’activité et une meilleure visibilité sur le travail réalisé par la permanence téléphonique.

Un agenda en ligne

Avec un tel outil de travail collaboratif entre le secrétariat médical externalisé et le cabinet médical, il est possible de mettre en commun les renseignements détenus par chaque membre dudit cabinet médical en temps réel.

Une messagerie unifiée

La messagerie unifiée est un des outils les plus performants en matière de secrétariat externalisé.

À partir d’une seule plateforme, vous pouvez regrouper les mails et les fax dans une seule et même boite de réception qui reste accessible à tout instant depuis n’importe quel terminal (tablette, ordinateur ou smartphone).

L’envoi et le rappel de RDV par SMS

Nous utilisons de plus en plus notre téléphone dans notre quotidien.

Ainsi, pour être toujours disponible ou pour rappeler un rendez-vous médical, il est possible désormais de souscrire à une offre permettant d’envoyer automatiquement un SMS aux patients.

L’envoi de fax

Avec le secrétariat externalisé, vous avez aussi la possibilité d’envoyer et de recevoir des fax à partir d’une interface en ligne.

Dès lors, que le médecin soit en visite à domicile ou en cabinet ou même à l’hôpital, il peut recevoir directement ses fax sur son téléphone ou sur son ordinateur.

Le secrétariat médical externalisé, comment ça marche ?

L’externalisation du secrétariat médical est une alternative de plus en plus prisée dans le milieu médical. Que ce soit dans les cliniques, les hôpitaux, les centres de soins ou chez les médecins libéraux, ils sont nombreux désormais à céder à cette solution pratique et efficace.

Mais comment cela fonctionne-t-il ?

Une solution accessible

Pour qu’un cabinet médical fonctionne bien et soit efficace en fournissant aux patients des soins et des services de qualité, l’organisation doit être parfaite en amont.

Grâce à l’externalisation du secrétariat médicalisé, le praticien est libéré de la gestion du standard téléphonique, mais aussi de son agenda, de la prise de rendez-vous ou encore de la rédaction des rapports médicaux.

C’est aussi une excellente solution s’il n’y a pas de possibilité d’avoir une secrétaire médicale à temps plein.

L’externalisation du secrétariat médical est associée à l’image du télésecrétariat.

Avec rigueur et autonomie, le professionnel répond aux besoins de chaque médecin ou corps médical en réalisant des tâches différentes.

Ainsi, le secrétariat externalisé permet de :

  • Réduire les coûts et remplacer éventuellement une secrétaire souffrante ou absente ;
  • De dématérialiser des actions comme l’archivage des documents ;
  • De bénéficier d’une plus grande flexibilité (permanence téléphonique, démarchage commercial, traitement des documents).

Les avantages d’un secrétariat médicalisé externalisé

L’externalisation du secrétariat médical est ouverte et possible pour les acteurs du monde médical, que l’on travaille seul en tant que libéral ou en groupe au sein d’un cabinet.

Gérer les appels entrants des patients, s’occuper de l’agenda du médecin, rédiger les rapports médicaux peut rapidement devenir chronophage.

Les avantages d’un secrétariat médical externalisé sont divers.

Votre organisation est optimisée

En plus d’un gain financier évident et d’un gain d’espace dans les locaux, cette solution pratique permet d’offrir un meilleur service aux patients, notamment avec des plages horaires étendues.

En effet, l’équipe de secrétaires médicales demeure joignable à tout instant, 7 j/7.

Non seulement on gère la réception des appels, mais on s’occupe également de l’agenda, de la réservation d’appareils, etc.

Toutes ces tâches déléguées permettent aux praticiens de se consacrer pleinement à son activité sans nuire à la qualité de l’accueil des patients.

Votre image est améliorée

Pour que le secrétariat médical soit externalisé et fonctionne correctement, il est nécessaire de disposer d’une formation adéquate (accueil patient, vocabulaire médical, procédure à suivre, etc.).

Ces compétences permettent de traiter un dossier comme il faut et contribuent à construire une image positive du médecin ou du cabinet médical.

D’autres atouts sont à mettre au crédit d’une telle solution :

  • Une réelle flexibilité : la permanence téléphonique s’adapte aux contraintes professionnelles
  • Une meilleure performance : la prise en charge des appels entrants est efficace et rapide.
  • Une disponibilité de chaque instant.