Les bonnes pratiques d’une permanence téléphonique

Aujourd’hui, l’un des enjeux les plus importants chez les professionnels est la satisfaction des clients. En l’occurrence, dans le milieu médical, la qualité d’écoute envers les patients s’avère essentielle.

Avec une permanence téléphonique, le médecin ou le cabinet médical optimise sa relation avec sa patientèle tout en étant à l’écoute de celle-ci.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Même si Internet a su apporter davantage de spontanéité et de réactivité dans les échanges avec les professionnels médicaux, le téléphone demeure l’outil de communication privilégiée.

Avec une permanence téléphonique, le médecin ou le cabinet médical peut s’organiser en interne pour mieux gérer ses rendez-vous.

L’une des solutions pratiques est d’externaliser la permanence téléphonique. En effet, tous les médecins n’ont pas de secrétaire médicale dans leur cabinet.

Ici, le professionnel de santé profite des compétences professionnelles d’un télésecrétariat médical qui peut à la fois gérer son agenda médical, recevoir et transférer les appels, prendre des rendez-vous ou encore gérer les questions et réponses auprès des patients.

 

Pourquoi choisir une permanence téléphonique externalisée ?

Cette solution permet de replacer l’humain au cœur de la relation avec les patients.

En effet, tomber sur un message automatique ou une sonnerie qui n’aboutit pas n’est jamais encourageant pour le patient et est contre-productif pour le professionnel.

En adoptant une externalisation du travail de secrétaire médicale, vous optimisez les conditions d’une permanence téléphonique.

C’est également pouvoir bénéficier de :

  • Plus de flexibilité : une solution qui s’adapte à tous les besoins
  • L’expérience de professionnels : les secrétaires et conseillers téléphoniques vous font profiter de leurs compétences ainsi que d’un réel savoir-faire.
  • Plus de maîtrise sur le budget : chaque médecin peut suivre son budget au plus près, car il peut cerner ses besoins téléphoniques réels
  • Plus de réactivité : les patients peuvent vous contacter sur des plages horaires plus étendues. Un transfert de messages, le cas échéant, est possible.

 

Comment réussir la permanence téléphonique ?

Afin de soigner l’accueil au niveau de la permanence téléphonique, il est indispensable que la réception des appels et les messages soient personnalisés.

Le vocabulaire ainsi que le langage utilisé doivent être adaptés aux patients.

Une intonation douce, mais ferme, une articulation soutenue et savoir parler distinctement sont des éléments clés pour comprendre et interpréter un appel.

Enfin, chaque appel téléphonique doit être identifié clairement.

Grâce à cette solution, votre permanence téléphonique sera toujours optimale et la qualité de votre secrétariat médical sera indiscutable.

Le service client sera toujours de qualité, le niveau de compétence sera assuré et les patients pourront toujours obtenir les informations et renseignements nécessaires pour leurs rendez-vous médicaux.

Qu’est-ce que la permanence téléphonique médicale

Alors que la plupart des secteurs professionnels s’avèrent de plus en plus concurrentiels, celui du secteur médical n’en est pas exempt.

Aujourd’hui, on ne peut plus se permettre le luxe de prendre un appel et il convient d’exploiter tous les moyens possibles pour satisfaire les attentes d’un client.

Recevoir et traiter les appels téléphoniques en cas d’absence ou quand on est occupé est une nécessité qu’une permanence téléphonique permet de gérer.

Comprendre l’utilité d’une permanence téléphonique

Une permanence téléphonique est un service qui permet de gérer un secrétariat à un professionnel spécialisé dans ce domaine.

Ce service a pour but d’optimiser les appels entrants, de renseigner au mieux le correspondant, mais aussi d’informer le professionnel sur son emploi du temps.

 

Dès lors, n’importe quelle entreprise disposant d’un service de permanence téléphonique peut être joignable pendant la journée puisque les appels sont traités en fonction des consignes éditées par le professionnel.

 

Concrètement, une permanence téléphonique permet des actions comme :

  • Renseigner l’appelant sur un suivi en cours ou sur l’entreprise même
  • Proposer un accueil personnalisé et professionnel
  • Gérer un agenda au quotidien
  • Effectuer des rappels de réunions, de séminaires, etc.
  • Prendre des messages ou les transférer le cas échéant.

 

Choisir une permanence téléphonique médicale

Bénéficier d’une permanence téléphonique médicale permet de laisser la gestion d’un secrétariat à un prestataire extérieur au cabinet médical.

Cela a l’avantage majeur d’éviter d’employer une personne, quelle que soit la durée nécessaire.

Deux formules s’offrent alors à vous :

Ce choix s’effectue en fonction des besoins du cabinet médical, mais aussi de la taille dudit cabinet.

 

Avantages d’une permanence téléphonique médicale

Instaurer un système de permanence téléphonique médicale est une alternative intéressante à plus d’un titre :

  • C’est une solution économique, souple et flexible : vous faites des économies sur les éventuels salaires d’un nouvel employé ainsi que sur les charges sociales. Vous n’avez pas besoin d’avoir recours à un recrutement interne.
  • Vous gagnez du temps : en tant que professionnel de la santé, vous pouvez vous concentrer sur votre activité.
  • Les appels sont pris en charge en temps réel: les appels des patients, notamment pour des situations d’urgence, sont pris en compte immédiatement.
  • Vous avez le choix de la formule: selon votre situation, la permanence téléphonique médicale peut être d’une journée, de quelques heures ou de quelques semaines. Un véritable service sur-mesure.