Le secrétariat médical externalisé, comment ça marche ?

L’externalisation du secrétariat médical est une alternative de plus en plus prisée dans le milieu médical. Que ce soit dans les cliniques, les hôpitaux, les centres de soins ou chez les médecins libéraux, ils sont nombreux désormais à céder à cette solution pratique et efficace.

Mais comment cela fonctionne-t-il ?

Une solution accessible

Pour qu’un cabinet médical fonctionne bien et soit efficace en fournissant aux patients des soins et des services de qualité, l’organisation doit être parfaite en amont.

Grâce à l’externalisation du secrétariat médicalisé, le praticien est libéré de la gestion du standard téléphonique, mais aussi de son agenda, de la prise de rendez-vous ou encore de la rédaction des rapports médicaux.

C’est aussi une excellente solution s’il n’y a pas de possibilité d’avoir une secrétaire médicale à temps plein.

L’externalisation du secrétariat médical est associée à l’image du télésecrétariat.

Avec rigueur et autonomie, le professionnel répond aux besoins de chaque médecin ou corps médical en réalisant des tâches différentes.

Ainsi, le secrétariat externalisé permet de :

  • Réduire les coûts et remplacer éventuellement une secrétaire souffrante ou absente ;
  • De dématérialiser des actions comme l’archivage des documents ;
  • De bénéficier d’une plus grande flexibilité (permanence téléphonique, démarchage commercial, traitement des documents).

Les avantages d’un secrétariat médicalisé externalisé

L’externalisation du secrétariat médical est ouverte et possible pour les acteurs du monde médical, que l’on travaille seul en tant que libéral ou en groupe au sein d’un cabinet.

Gérer les appels entrants des patients, s’occuper de l’agenda du médecin, rédiger les rapports médicaux peut rapidement devenir chronophage.

Les avantages d’un secrétariat médical externalisé sont divers.

Votre organisation est optimisée

En plus d’un gain financier évident et d’un gain d’espace dans les locaux, cette solution pratique permet d’offrir un meilleur service aux patients, notamment avec des plages horaires étendues.

En effet, l’équipe de secrétaires médicales demeure joignable à tout instant, 7 j/7.

Non seulement on gère la réception des appels, mais on s’occupe également de l’agenda, de la réservation d’appareils, etc.

Toutes ces tâches déléguées permettent aux praticiens de se consacrer pleinement à son activité sans nuire à la qualité de l’accueil des patients.

Votre image est améliorée

Pour que le secrétariat médical soit externalisé et fonctionne correctement, il est nécessaire de disposer d’une formation adéquate (accueil patient, vocabulaire médical, procédure à suivre, etc.).

Ces compétences permettent de traiter un dossier comme il faut et contribuent à construire une image positive du médecin ou du cabinet médical.

D’autres atouts sont à mettre au crédit d’une telle solution :

  • Une réelle flexibilité : la permanence téléphonique s’adapte aux contraintes professionnelles
  • Une meilleure performance : la prise en charge des appels entrants est efficace et rapide.
  • Une disponibilité de chaque instant.

De l’utilité du carnet de santé connecté

Les pratiques de santé ne sont plus aujourd’hui ce qu’elles étaient il y a encore 10 ans. Il est rare, aujourd’hui, de conserver le même médecin généraliste pendant toute notre vie, car nous déménageons plusieurs fois pour des raisons professionnelles ou personnelles.

Ainsi, le carnet de santé devient l’unique objet qui permet d’effectuer un suivi régulier et correct entre un médecin et un autre.

À l’heure de l’e-santé, une solution s’impose d’elle-même : le carnet de santé connecté. Simplify, votre secrétariat médical externalisé vous explique dans cet article, l’utilité d’un carnet de santé connecté.

Pourquoi digitaliser nos données de santé ?

Comme beaucoup de données personnelles et/ou professionnelles aujourd’hui, il est tout à fait possible d’informatiser nos données de santé.

Que cela concerne les traitements que l’on suit, les résultats d’examens médicaux, ou pour afficher vos antécédents médicaux, la digitalisation des données de santé facilite grandement le suivi des patients par le médecin traitant, mais aussi tous les professionnels de santé.

Avec des données numériques, il vous est impossible de perdre un document, une ordonnance, etc.

Mieux connaître pour mieux soigner

Le carnet de santé traditionnel est un document très personnel.

Avec le carnet de santé connecté, il est possible aux professionnels de santé, selon leur spécialité par exemple, de mieux vous connaître en temps réel.

En approfondissant la connaissance du mode de vie de chacun, on personnalise les soins et on les adapte au mieux.

Pour une même pathologie, le traitement est différent, car votre profil est différent d’un autre patient.

Avec le carnet de santé connecté, le patient revient au cœur du process médical.

C’est lui qui peut fournir des informations sur son état de santé, sur son mode de vie en se connectant régulièrement à son carnet en ligne.

Et, à l’ère de l’IoT et de la santé connectée, le patient peut aussi relier un objet connecté tel qu’un tensiomètre ou un glucomètre à titre d’exemple.

Avec un tel dispositif connecté, le patient est davantage impliqué dans ses futures consultations ou dans un éventuel séjour en établissement de santé.

Les atouts du carnet de santé connecté

Bénéficier d’un carnet de santé connecté apporte de nombreux atouts non négligeables à l’instar de :

  • Un accès facilité à vos informations médicales afin d’apporter un soin adapté rapidement ;
  • Une prévention des risques d’altération ou d’interaction entre médicaments ;
  • Une simplification de la transmission des antécédents médicaux ;
  • Une meilleure prise en charge s’il y a urgence.

Enfin, chaque donnée de santé est protégée chez un hébergeur agréé. Vous pouvez, ainsi, contrôler en temps réel quel professionnel de santé a accès à votre carnet.

Bracelets et montres connectées pour perdre du poids

Nous avons tous reçu dans nos boites aux lettres ou lu sur Internet que l’on peut perdre 10 ou 20 kg en deux semaines. Évidemment, cette promesse ne peut tenir la route, car l’on sait qu’un régime drastique vous fait peut-être perdre quelques kilos, mais que cela ne vous aide pas à obtenir la silhouette parfaite dans le temps.

Heureusement, la santé connectée vient révolutionner tout cela. Aujourd’hui, montres et bracelets connectés peuvent vous aider à maigrir.

Maigrir durablement avec les objets connectés

Aujourd’hui, la suralimentation ainsi que le manque d’activité physique sont des enjeux très importants dans notre société occidentale. De nombreuses maladies cardio-vasculaires (mais aussi hypertension, diabète) sont liées à ce fléau des temps modernes.

Les objets connectés comme les montres, les balances ou encore les bracelets sont perçus comme des alternatives viables pour surveiller votre ligne. Quand on parle des objets connectés en matière de santé, on appelle cela les « quantified self », c’est-à-dire des appareils qui vous permettent une automesure, séduisant qui plus est par leur côté ludique.

Leur objectif est simple : vous rendre acteur — et actif — à propos de votre santé.

Désormais, vous pouvez monitorer votre santé en faisant attention à votre effort physique ainsi qu’à votre alimentation.

Est-ce que cela permet de résoudre les problèmes de poids ? Ceci est une autre problématique, mais toujours est-il que vous pouvez suivre et surveiller votre comportement et, éventuellement, obtenir des conseils avisés.

Les objets connectés pour la santé

Les bracelets et montres connectées

C’est l’un des objets les plus plébiscités aujourd’hui et pourtant, on peut s’interroger sur sa pertinence.

D’après certaines études, les résultats sont éloquents : sur une même période, une personne ayant porté un bracelet de ce type aura perdu en moyenne 3,5 kg à 5,9 kg contre une personne sans appareil.

Même si le bracelet ou la montre permet de suivre une activité physique, de recevoir des commentaires ou des encouragements, il n’a pas toujours un effet sur le changement de comportement alimentaire.

Par contre, pour l’activité physique en elle-même, il vous aide à créer une habitude bénéfique pour votre corps, à condition toutefois d’être discipliné.

La balance connectée

Avec la balance connectée, vous pouvez connaître votre poids — comme n’importe quelle autre balance — et vous pouvez vérifier l’efficacité de votre régime.

Selon les données que vous fournissez (taille, poids initial, durée du régime), la balance connectée vous fournit votre masse grasse, et votre masse musculaire.

La balance interprète vos résultats et vous aide à calculer vos besoins caloriques quotidiens.

Même si la technologie s’améliore jour après jour et la e-santé vous aide à surveiller votre poids, rien ne vous fait plus perdre du poids qu’une réelle activité physique régulière et une alimentation équilibrée.

La saisie externalisée dans le secteur médical

De nos jours, grâce aux avancées technologiques, il est tout à fait possible de mettre en place des solutions novatrices pour simplifier le quotidien de nombreux professionnels, notamment dans le secteur médical.

L’externalisation de certaines tâches comme la saisie en fait partie.

Faire cohabiter économie et efficacité

Que l’on soit médecin généraliste ou spécialiste, radiologie, obstétricien ou chirurgien-dentiste, le secrétariat médical demeure une fonction très importante. C’est, en effet, lui qui fait le lien entre le praticien et le patient.

Avec une externalisation de la saisie informatique, le ou la télésecrétaire peut assurer de nombreuses tâches de secrétariat à distance comme une assistante professionnelle classique.

Ainsi, gérer l’accueil et la permanence téléphonique d’un cabinet médical est l’une des principales fonctions.

Réceptionner les appels, les traiter selon les consignes du médecin, prendre des rendez-vous, gérer l’agenda, toutes ces fonctions peuvent maintenant être dévolues à un professionnel extérieur.

Selon les besoins et la taille du cabinet médical, le télésecrétaire médical peut être indépendant ou intégrer une plateforme d’appels.

Mais, quoiqu’il arrive, la facturation se fait en fonction des réalisations.

C’est-à-dire que le recours à un secrétariat médical à distance s’avère particulièrement intéressant sur le plan financier.

Une qualité de services

Lorsque votre activité connaît un pic ou une diversification, lorsqu’un ou plusieurs secrétaires sont absents, la saisie externalisée est la solution la mieux adaptée.

Vous profitez d’une gestion qualitative de votre cabinet médical ou de votre établissement.

Pour des prises de rendez-vous médicaux, une transcription des comptes rendus médicaux et l’envoi de courriers médicaux, mais aussi la gestion des appels et de l’agenda médical, Simplify répond à toutes les demandes.

D’un côté, vous profitez d’une transcription optimisée de comptes-rendus médicaux pouvant être téléchargés et/ou imprimables.

D’un autre côté, la saisie et l’envoi postal de tous les courriers médicaux, de lettres de relance sont assurés.

Choisir Simplify pour une saisie externalisée

Pourquoi choisir Simplify pour l’externalisation de vos saisies ?

Le service est extrêmement fluide et pertinent. Concrètement, les médecins dictent leur texte ou leur compte-rendu sur un post informatique ou sur dictaphone numérique, voire leur smartphone.

Une fois le fichier audio envoyé vers le serveur de Simplify, les secrétaires médicales effectuent la frappe du texte en temps réel.

Un véritable gain de temps pour le praticien, mais aussi un gain économique non négligeable.

Soigner la gestion de la relation avec les patients

La relation entre un médecin et sa patientèle est un élément essentiel pour que la confiance s’installe durablement. Avec une écoute attentive des besoins de patients, le médecin ou la secrétaire médicale peut efficacement orienter le patient vers le dispositif le plus approprié.

Bien soigner cette gestion de la relation patients est aujourd’hui un enjeu de tous les jours.

L’écoute à l’heure de la concurrence

Dans un contexte actuel de concurrence entre les différents établissements de santé en France, la question de savoir garder une patientèle se pose aujourd’hui.

Avec des prestations techniques équivalentes, la qualité de gestion de la relation patients s’avère être un élément déterminant pour se différencier.

D’un côté, les patients expriment un véritable besoin de qualité de prise en charge et des services plus fluides comme avec les réseaux sociaux et Internet en règle générale.

D’un autre côté, l’objectif d’un cabinet médical ou d’un hôpital est de se concentrer sur les patients et d’offrir une vraie qualité du service.

Il est primordial d’avoir une écoute plus attentive auprès des patients, mais aussi de leurs proches pour mieux les connaître.

Et cette écoute démarre dès le 1er appel téléphonique, quand le patient prend son rendez-vous médical.

Un enjeu important

Pour répondre à ces attentes en matière d’amélioration de la relation patients, le cabinet médical ou l’établissement de santé peut mettre en place des initiatives en matière d’accueil.

Cette première prise de contact entre le patient et le secteur médical permet d’appréhender le ressenti du patient.

Pour simplifier et rendre cette approche plus agréable, Simplify propose entre autres des solutions de secrétariat médical. Il est désormais possible d’optimiser la planification d’un rendez-vous.

Savez-vous que seuls 21 % des établissements proposent un rappel du rendez-vous par le téléphone ? Et qu’à peine 10 % le proposent par SMS ?

De même, en ce qui concerne la préparation d’un dossier administratif, il n’est pas rare que le patient doive se rendre sur place ou le préparer au téléphone dans 25 % des cas.

Voici une source supplémentaire de stress qui peut être oubliée grâce à la solution du secrétariat externalisé de Simplify.

La satisfaction du patient et la qualité d’une démarche sont deux baromètres à prendre en compte désormais.

Pour apporter davantage d’humanité, d’expertise et de valeurs d’innovation au service du patient, le parcours de soins doit être amélioré avec un traitement des informations plus rapide et plus fluide et une communication continue avec le patient.

Les avantages d’un secrétariat externalisé

Dans un cabinet médical, il n’est pas rare que le médecin gère seul toute son activité. Entre les formalités comptables, les démarches de recrutement pour une secrétaire médicale, la prise des rendez-vous médicaux, la rédaction des comptes-rendus médicaux, les relances téléphoniques, le temps semble souvent manquer.

Et même quand une secrétaire médicale est présente, il arrive aussi que, devant la charge de travail, elle ne puisse pas assurer toutes ses fonctions.

La solution ? Le secrétariat externalisé.

Comprendre le secrétariat externalisé

Appliqué au monde médical, le secrétariat externalisé propose les mêmes services qu’une assistance traditionnelle.

Concrètement, il gère la prise de rendez-vous, le suivi des factures, les relances téléphoniques, la rédaction des courriers et des comptes-rendus médicaux, la réalisation d’une base de données, etc.

Pour le médecin ou le cabinet médical, c’est l’opportunité d’éviter les formalités traditionnelles liées à l’embauche d’un ou d’une salariée.

Les avantages du secrétariat externalisé

Un signe de réel professionnalisme

Comme n’importe quel professionnel, le médecin ou le cabinet médical a la même exigence de qualité, de respect des délais et de satisfaction de sa patientèle.

Un gain de temps

En externalisant le secrétariat médical, le médecin gagne un temps incroyable pour rester focalisé sur son activité.

Une diminution des coûts

Grâce à cette solution, le professionnel de la santé n’engage aucuns frais liés à une embauche d’un ou d’une salariée.

De plus, vous n’avez pas à investir dans du matériel puisque vous confiez le traitement de ces tâches administratives à un tiers.

Une flexibilité dans le travail

Grâce au secrétariat externalisé, vous pouvez bénéficier d’une plus grande souplesse dans votre travail et dans la gestion des tâches administratives.

Chaque prestation est personnalisée afin de correspondre et s’adapter à vos besoins.

Une réelle confidentialité des données

Vous êtes assuré d’une totale confidentialité de vos données avec les solutions proposées par le secrétariat externalisé.

Le secret entre médecin et patient étant bien entendu gardé, et grâce à la loi RGPD du 25 mai 2018, aucune information n’est divulguée.

Optimiser la saisie des comptes rendus médicaux

Les fonctions de secrétaire médicale sont multiples de nos jours. En effet, on peut distinguer aussi bien la gestion des rendez-vous médicaux, l’accueil et l’aide aux patients, mais aussi une partie administrative qui devient de plus en plus importante.

Les attentes prioritaires

Pour soulager les médecins et les secrétaires médicales de toutes ces tâches, certaines attentes deviennent aujourd’hui prioritaires.

En effet, il ressort que l’on a besoin aujourd’hui d’un service de secrétariat avec une plus grande plage des horaires d’ouverture, une tranquillité au niveau du cabinet médical avec moins d’appels intempestifs pour proposer des consultations de meilleure qualité.

Ensuite, il faudrait pouvoir bénéficier d’un service relativement souple que les différentes tâches se fassent en fonction de l’organisation du cabinet : prise de rendez-vous, appels, comptes-rendus, gestion de l’agenda, etc.

Un aperçu de la situation actuelle

Devant cette masse de travail croissante, il importe de fluidifier toutes ces tâches.

Parmi les solutions possibles, l’optimisation de la saisie des comptes-rendus médicaux est une alternative intéressante, car c’est autant de temps gagné avec une réduction des appels reçus de 50 % au moins.

L’optimisation de la saisie des comptes-rendus via une des solutions proposées par Simplify allège le planning des médecins tout en laissant le soin à la secrétaire médicale d’avoir une communication de qualité avec chaque client.

Une solution adaptée

Avec les différents types de comptes-rendus médicaux à éditer (hospitalisation, consultation, examen), il est très facile de perdre en efficacité dans le travail de secrétariat, notamment au détriment des patients.

Avec Simplify, vous diminuez drastiquement le temps accordé à la saisie. Cette solution s’adapte à tous vos besoins et quel que soit le domaine spécialisé (imagerie médicale, cardiologie, chirurgie, pneumologie, urologie, etc.).

Ce sont déjà plus d’un million de comptes-rendus médicaux qui sont édités chaque année grâce à Simplify dans des établissements localisés autant en France, en Belgique ou en Suisse.

Avec la saisie externalisée proposée par Simplify, le cabinet médical bénéficie d’une plus grande flexibilité, car l’aide à la saisie peut être ponctuelle comme régulière.

L’autre atout est aussi financier, car vous n’avez plus à faire faire des heures supplémentaires ou encore recourir à l’embauche pour aider votre secrétaire médicale.

 

Enfin, il n’y a aucune démarche administrative à effectuer ni aucun besoin d’investir dans du matériel informatique.

La saisie des comptes-rendus médicaux — lesquels sont lus et vérifiés — par les professionnels de Simplify est une solution qui s’adapte à vos besoins pour vous assurer un travail de qualité.

Rendez-vous médicaux : Comment Diminuer les temps d’attente ?

Qui ne s’est jamais entendu dire « Pour votre rendez-vous chez l’ophtalmologue, est-ce que dans 5 mois aux alentours de 17 h, ça vous conviendra ? » Comment dire ? Peut-être que le délai est un peu long, n’est-ce pas ?
Mais comment trouver un rendez-vous médical rapidement ? Existe-t-il une solution pratique ?

Un état des lieux pour mieux réagir

Il semble qu’en France il devient de plus en plus difficile d’avoir un rendez-vous médical rapidement, surtout chez un spécialiste. En effet, même si le délai pour obtenir un rendez-vous chez votre médecin généraliste tourne autour de 4 jours en moyenne, il faut toutefois espérer près de 2 mois jours pour avoir un rendez-vous chez un dermatologue, plus de 30 jours chez un gynécologue et jusqu’à 60 jours au minimum pour un ophtalmologue.

Alors, que faire ? Existe-t-il une alternative ?

Doctochrono est la réponse à toutes vos interrogations !

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Notre objectif est multiple, à savoir :

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Les acteurs de la E-santé en France

Tandis que la révolution digitale touche de plus en plus de secteurs d’activités, le domaine de la santé n’est pas exempt de cette transformation en profondeur des habitudes et des mœurs.

Aujourd’hui, celle que l’on nomme e-santé adopte de nouvelles terminologies comme la santé connectée, la télémédecine ou télésanté, ou encore la m-santé pour désigner une nouvelle réalité, celles des technologies et applications dans le secteur de la santé.

Mais qui sont les principaux acteurs en e-santé ? Comment se développent-ils ? Quelles sont leurs applications concrètes au quotidien ?

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