La révolution numérique : les technologies qui changeront la santé et les soins

Quelles technologies auront un impact similaire sur la santé et les soins? Outre les technologies adaptées aux professionnels comme l’externalisation de leur secrétariat médical ou la dictée numérique médicale, d’autres sont plus susceptibles de changer la santé et les soins au cours des prochaines années. Certaines sont dans à un futur proche – d’autres sont déjà dans nos poches.

Lire la suite

L’émergence de la E-santé en France : Raisons et Chiffres

La E-santé ou Cyber santé sont des termes qui expriment l’utilisation combinée de technologies de l’information et de la communication dans le secteur de la santé. Ainsi les nouvelles technologies sont utilisées à des fins cliniques ou éducatives par des dispositifs de surveillance ou de suivi des activités pour les patients.

Son périmètre d’intervention se porte également à la gestion de l’information médicale qui est un point central pour les établissements de santé. D’ailleurs on s’aperçoit que les professionnels de la santé délèguent de plus en plus certaines étapes du parcours du patient, comme l’externalisation du secrétariat médical ou la rédaction de compte rendu médicaux. Le secteur de la santé connectée en France s’annonce très prometteur et est en passe de croître au cours des 5 prochaines années. Le secteur public et le gouvernement sont très favorables à la E-santé et la population française exige de l’innovation dans ce domaine.  Lire la suite

Le système de santé en France et ses professionnels

Le système de santé français est reconnu comme offrant l’un des meilleurs services de soins de santé publique dans le monde. Surtout, c’est un système qui fonctionne, fournit une couverture universelle, et est un système fortement défendu par pratiquement tout le monde en France. Le système de santé en France est constitué de professionnels de santé : un réseau entièrement intégré d’hôpitaux publics, d’hôpitaux privés, de médecins et d’autres fournisseurs de services médicaux. C’est un service universel fournissant des soins de santé à tous les citoyens, quelle que soit la richesse, l’âge ou le statut social.

Lire la suite

Innovation et chiffres sur l’externalisation des entreprises en France

Des résultats de l’enquête mondiale sur l’externalisation 2016 de Deloitte indiquent qu’obtenir des services externalisés devient une voie dynamique pour stimuler l’innovation dans l’entreprise. En effet, alors qu’auparavant, l’externalisation était une question de réduction de coûts, elle devient maintenant un moyen de se procurer un savoir-faire. Il ne faut pas négliger l’avantage financier non plus : En plus de bénéficier de l’expertise d’un prestataire extérieur, les entreprises constatent une économie de coûts pouvant aller jusqu’à 33% sur trois ans.

Ainsi, en France, l’externalisation est un marché de plusieurs centaines de millions d’euros. 82% des entreprises françaises externalisent au moins une fonction de leur activité.

Il a été recensé que la France chiffrait près de 630 millions d’euros de contrats signés liés à l’externalisation et se positionnait comme le deuxième plus grand marché d’Europe derrière le Royaume-Uni et suivi de l’Allemagne. Lire la suite

L’externalisation de la frappe de compte rendu, comment ça fonctionne ?

Externaliser la frappe de compte rendu permet aux médecins de se concentrer sur le cœur de leur activité : le diagnostic médical. Pour cela, l’externalisation de la frappe de comptes rendus suit un protocole standardisé et sécurisé. Il se déroule en quatre étapes très simples à mettre en œuvre.

 

1ère étape : la dictée

La dictée du compte rendu de l’examen s’effectue par le biais d’un dictaphone numérique. Pour optimiser la qualité des résultats de la frappe, il est important de parler distinctement, à une distance raisonnable du dictaphone, ni trop près, pour éviter les effets de saturation, ni trop loin, pour rester audible.

 

2ème étape : l’envoi

Une fois l’enregistrement terminé, le fichier son généré par le dictaphone est transmis de manière sécurisée au centre de frappe. Selon la solution de frappe retenue, cet envoi peut être manuel ou entièrement automatique.

 

3ème étape : la frappe

Le centre de frappe réceptionne instantanément le fichier son. C’est à cette étape que le choix du prestataire est important, car plus les personnes en charge de la frappe seront qualifiées, plus le résultat sera qualitatif. Les meilleures performances sont obtenues en faisant appel à des élèves en fin d’études de médecine. Mais pour assurer le contrôle qualité final des comptes rendus, il est crucial qu’ils soient relus par un médecin.

 

4ème étape : la réception

Dans un délai de 20 minutes à quelques heures, selon le mode d’abonnement choisi, le médecin reçoit le compte rendu en format numérique, formaté selon le modèle qu’il souhaite, directement dans le dossier médical du patient. Il ne reste alors au médecin ou à la secrétaire qu’à imprimer le compte rendu. Le médecin relit et signe avant la remise au patient. Une solution adoptée par Josiane Baudry, cadre imagerie au centre de santé UTMIF : « nous confions la totalité de la frappe de nos comptes rendus à Simplify, soit environ 130 par jour. Cela nous permet de fluidifier notre organisation et de rester à jour dans leur remise aux patients. C’est également un moyen de ne pas interrompre le flux en cas d’absence d’une ou plusieurs de nos secrétaires ».

 

Encadré

3 raisons de recourir à l’externalisation

  • absence d’une ou plusieurs secrétaires médicales : congés, arrêt maladie ou départ.
  • pic d’activité : salle d’attente pleine, prise de rendez-vous et accueil à assurer.
  • augmentation d’activité durable : nouvel associé, extension du plateau médical, etc.

 

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »

Guide-Simplify-Organisation-Centre-Vignette

Fluidifiez votre activité en externalisant la frappe de compte-rendu

Courir après le temps ! Voilà un sentiment prédominant dans nombre de centres d’imagerie médicale ou chez les spécialistes. D’un côté, les rendez-vous s’enchaînent et de l’autre, les comptes rendus à saisir s’accumulent… Si, de surcroît, une secrétaire est absente, en vacances ou happée par de multiples autres tâches, voilà que la pile de comptes rendus à saisir s’accroît inexorablement. Une raison qui pousse de plus en plus de centres d’imagerie médicale ou de spécialistes à s’engager dans l’externalisation de tout ou partie de la frappe de leurs comptes rendus. Avec à la clé un moyen efficace de fluidifier la vie du centre médical et d’apporter un service amélioré aux patients.

 

Gérer l’absentéisme et les aléas

Les centres médicaux, comme toute PME, sont sujets aux aléas de disponibilité de leurs employés. Une absence non prévue d’une ou plusieurs secrétaires et toute l’organisation de la frappe de compte rendu est impactée, créant un retard ou aggravant celui déjà existant. L’externalisation apporte une solution en permettant de déléguer la totalité de la frappe ou une partie, en débordement, lors de pics d’activité. Un retard pris dans la matinée peut être ainsi résorbé entre 12 h et 14 h, pour repartir à zéro dès le début d’après-midi. Steve Roy, associé chez Simplify, confirme : « il n’est pas rare de rencontrer des centres d’imagerie médicale ou des spécialistes qui ont plusieurs centaines de comptes rendus en attente. Dernièrement, nous sommes intervenus auprès d’un centre qui avait plus de 3000 comptes rendus en retard. Nous avons résorbé ce surplus en quelques jours ».

 

 

La qualité du secrétariat

S’il ne s’agit pas d’en faire une généralité, de nombreux médecins déplorent la baisse du niveau de qualité rédactionnelle des jeunes secrétaires. Pour une partie d’entre elles, la grammaire et l’orthographe ne sont pas au niveau requis pour établir des comptes rendus de qualité. Les médecins doivent alors palier ces lacunes en corrigeant chaque compte rendu, perdant un temps précieux, alors qu’une simple relecture devrait suffire. Là encore, l’externalisation permet d’obtenir un niveau de qualité constant des comptes rendus, saisis par des étudiants de 5ème à 7ème année de médecine et relus systématiquement par un médecin.

 

Une baisse des coûts de frappe

Au-delà de ses avantages fonctionnels, l’externalisation de la frappe de comptes rendus engendre également une réduction sensible des coûts liés à cette activité, qui peut atteindre 20%. Mais, elle permet surtout de s’affranchir de tous les aléas quotidiens en gardant une qualité et un délai constant, permettant une réelle fluidification de l’activité.

 

Et le patient ?

Le patient, quant à lui, est mieux pris en charge par la secrétaire qui peut se concentrer sur son activité d’accueil. Il pourra également partir plus rapidement à la suite de sa consultation, le compte rendu étant délivré en une vingtaine de minutes.

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »

Guide-Simplify-Organisation-Centre-Vignette

En route vers l’« uberisation » de la consultation médicale ?

Aucun secteur n’y échappe : l’uberisation de la société est en marche. Après les hôtels, les taxis, la location de voiture, etc., le secteur médical est touché à son tour avec l’arrivée de plateformes internet et de services de mise en relation en temps réel.

 

Les délais d’attente pour obtenir un rendez-vous chez le médecin s’allongent un peu plus chaque année. A tel point que deux Français sur trois renonceraient à consulter pour cette raison, selon l’observatoire Jalma / Ifop sur l’accès aux soins (novembre 2014).

Alors, trouver rapidement une place libre chez un médecin proche de chez soi, en quelques clics depuis son Smartphone, sa tablette ou son pc, l’idée est plutôt séduisante. Le principe connaît un grand succès aux États-Unis depuis 2007 déjà avec Zocdoc, pionnier du genre.

 

Un principe gagnant-gagnant

En France, plusieurs start-up exploitent d’ores et déjà le filon de la prise et de la gestion de rendez-vous médicaux auprès de spécialistes ou de généralistes (ophtalmo, dentiste, gynécologue, orl, dermatologue, etc.). Et chacun y trouve son compte. Les médecins optimisent leur planning et comblent les rendez-vous annulés à la dernière minute (28 millions de consultations ne sont pas honorées par les patients chaque année, selon la Confédération des syndicats médicaux français). Les patients gagnent du temps puisqu’ils ont accès en temps réel aux agendas des médecins et peuvent directement réserver en ligne sur les créneaux disponibles.

Outre la prise de rendez-vous, les plateformes proposent des informations pratiques : tarifs, moyens de paiement, diplômes, conventionnement ou non, moyens de transport disponibles, etc.

 

Médecin à la demande

Aux États-Unis toujours, la logique est poussée encore plus loin avec Heal, une nouvelle application pour Smartphone qui propose un médecin à domicile sur le même modèle que celui de Uber taxi. Tombées aux oubliettes outre-Atlantique depuis plus de 20 ans, les visites à domicile font ainsi leur grand retour. Pager, lancé par l’un des fondateurs de Uber, propose également aux habitants de New York un service de médecins à domicile.

 

Encadré

L’uberisation, qu’est-ce que c’est ?

Le terme uberisation est un néologisme composé à partir du nom de la société californienne Uber, qui développe et exploite des applications mobiles de mise en contact direct d’utilisateurs avec des chauffeurs réalisant des services de transport.

On parle donc d’uberisation pour qualifier un phénomène par lequel une start-up ou un nouveau modèle économique, lié à l’économie digitale, peut menacer et remettre en cause rapidement un vieux modèle de l’économie traditionnelle. Cela en proposant un service innovant accessible depuis un Smartphone à tout moment et sans délai.

L’expression «se faire uberiser» s’emploie pour les entreprises qui subissent l’arrivée d’un tel service, comme les taxis avec Uber ou la SNCF avec Blablacar.

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »

Guide-Simplify-Organisation-Centre-Vignette

Salle d’attente 2.0 : un outil de communication avec ses patients

Etape obligée du parcours santé, la salle d’attente aujourd’hui se conçoit comme un espace moderne, apaisant et connecté. L’endroit idéal et le moment opportun pour informer ses patients. D’autant que 70 % des médecins estiment que les patients sont plus demandeurs d’informations santé qu’il y a 10 ans, selon une étude Mediqual Research 2012. Les professionnels ont donc imaginé des solutions spécialement conçues pour permettre aux patients de rechercher des informations sur leur santé dans la salle d’attente de leur médecin, juste avant la consultation médicale. De quoi favoriser l’information des patients et faciliter le dialogue médecin-patient.

 

Patients connectés

C’est le cas de la société IDS Santé qui propose un présentoir d’informations à la fois papier et digital. L’information sur les maladies et campagnes de prévention sous forme d’affiches, fiches patients, dépliants ou magazines côtoie les applications mobiles ainsi que les objets connectés. Selon IDS, 89% des médecins interrogés déclarent que les brochures contribuent à l’éducation santé de leurs patients et participent utilement au dépistage de certains troubles (72%).

 

Patients informés

D’après Google, 59 % des Français utilisent leur Smartphone en attendant leur consultation (chiffres IDS). Profitons-en pour s’informer, on est dans le bain ! Et pourquoi pas faire un quizz ? C’est l’idée de quiz santé, le premier site mobile de la salle d’attente, qui propose aux patients présents dans votre salle d’attente de tester leurs connaissances sur des dizaines de thématiques santé : hygiène, tension artérielle, allergies, etc.

 

La TV en salle d’attente

Les écrans ont envahi notre vie quotidienne, la salle d’attente n’y échappe pas. Mais l’écran est ici un formidable support pour informer ses patients. Bien sûr, vous pouvez brancher votre écran sur une chaine généraliste, mais la salle d’attente moderne a son programme personnalisé et diffuse des informations ludiques et pédagogiques, des présentations des traitements proposés (soins bucco-dentaires, dermatologie, ophtalmologie, etc.). Les patients ne verraient pas le temps passer et seraient moins anxieux.

Et si la salle d’attente 2.0 c’était tout simplement chez soi ? C’est ce que permet Doc Zen, un logiciel de gestion des salles d’attente des cabinets médicaux et paramédicaux. Il permet au professionnel de santé de gérer ses retards et au patient d’être informé et donc d’optimiser son temps d’attente.

 

Encadré

Les magazines de salle d’attente, toujours périmés ?

Chaque année, les éditeurs de la revue British Medical journal publient un numéro spécial d’études scientifiques sur des sujets insolites. L’une d’elle répond à la question : pourquoi les magazines des salles d’attente sont-ils souvent périmés ? Son auteur a déposé 87 magazines dans la salle d’attente d’un médecin, dont des magazines «people» et des magazines plus sérieux (le Times, The Economist, etc.). 47 étaient parus il y a moins de deux mois et les autres étaient moins récents.

Verdict : après 31 jours, près de la moitié du stock avait disparu (41). Parmi les magazines dérobés, 59 % affichait une date de parution récente (moins de deux mois). Fait notable : presque tous les magazines people ont été pris, alors qu’aucun numéro du Times ou The Economist n’avait disparu, bien que récents. Une perte réelle pour les médecins : rapporté aux 8 000 cabinets médicaux du Royaume-Uni, la disparition de 41 magazines par mois ferait perdre environ… 16 millions d’euros !

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »

Guide-Simplify-Organisation-Centre-Vignette

L’externalisation de la prise de rendez-vous, comment ça fonctionne ?

L’externalisation de la prise de rendez-vous est un service fiable et simple à mettre en place. Par ce biais, des secrétaires spécialisées gèrent les appels entrants et remplissent les agendas des médecins. Par ailleurs, la mise en œuvre de l’externalisation de la prise de rendez-vous est totalement transparente pour les patients. La procédure se déroule en 4 étapes.

 

1ère étape : le transfert d’appels

En fonction de ses besoins, permanents ou en débordement, le centre médical redirige le numéro de son standard vers un centre d’appel. Celui-ci doit répondre aux normes ISO 9001/2008 et NF Service, avec des rapports d’activité quotidiens.

 

2ème étape : le call center gère les appels

Les secrétaires médicales accueillent les patients au nom du centre médical et organisent leurs rendez-vous. Pour être efficaces, elles doivent être formées aux spécificités du centre, notamment s’il est multi-sites. Par exemple : pour assurer la prise de messages, de rendez-vous et lorsque cela est nécessaire, assurer la prise d’informations relatives au pré-accueil.

 

3ème étape : inscription du rendez-vous dans l’agenda

Les rendez-vous sont ajoutés dans le planning du centre (RIS par exemple) ou dans un agenda en ligne dédié, fourni par votre prestataire de prise d’appel. Cet agenda doit être configurable pour s’adapter à toutes les spécialités.

 

4ème étape : message de rappel aux patients

Pour limiter les rendez-vous non honorés, il est recommandé d’envoyer systématiquement un SMS de confirmation aux patients 24h avant leur rendez-vous.

 

Encadré

3 raisons de recourir à l’externalisation

  • Absence d’une ou plusieurs secrétaires médicales : congés, arrêt maladie ou départ.
  • Pic d’activité : salle d’attente pleine, prise de rendez-vous et accueil à assurer.
  • Augmentation d’activité durable : nouvel associé, extension du plateau médical, etc.

 

Témoignage

Philippe Malzy, radiologue, clinique Sainte-Marie à Osny

« Nous avons choisi d’externaliser la prise de rendez-vous avec Simplify, suite à la montée du mécontentement des patients face au temps d’attente pour nous joindre. Nous accueillons dans notre centre d’imagerie environ 300 patients par jour, et nous disposons de 4 secrétaires en interne pour la prise de rendez-vous. Mais lors de pics d’appels, auparavant, elles avaient régulièrement plusieurs patients en attente, qui devaient patienter plusieurs minutes. Aujourd’hui, chaque secrétaire ne peut avoir qu’un appel en attente, à partir du troisième appel, les patients basculent vers le centre d’appel Simplify. En moyenne, 3500 appels par mois transitent par le secrétariat Simplify.

Nous avons choisi cependant de garder la main sur les rendez-vous pour des examens compliqués. Aussi, le cas échéant, la secrétaire Simplify notifie en temps réel notre secrétariat et transmet les coordonnées du patient à rappeler.

Parmi les bénéfices les plus notables, on relève l’amélioration de la satisfaction des patients, les économies réalisées en ayant recours à l’externalisation plutôt qu’à une embauche supplémentaire, et la plus grande flexibilité dans la gestion des places d’urgence, que nous pouvons réattribuer pour les rendez-vous de dernière minute. »

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Les clés pour améliorer l’accueil de vos patients »

Guide-Simplify-Accueil-Patient-Vignette

Pourquoi externaliser la prise de rendez-vous ?

La prise de rendez-vous est souvent le premier contact entre un patient et un centre médical ou un spécialiste. Externaliser cette fonction, c’est assurer une prise en charge rapide et de qualité, tout en augmentant le nombre de rendez-vous.

Un nombre de plus en plus important de centres d’imagerie médicale et de spécialistes ont recours à l’externalisation de la prise de rendez-vous. Une manière de gagner en souplesse et en réactivité face à cette tâche chronophage. Un moyen également de soigner l’accueil des patients avec des équipes toujours disponibles et des temps d’attente réduits. Et cela sur une plage horaire qui peut être plus étendue que les heures d’ouverture du centre.

 

Plus de souplesse pour accompagner l’activité

La solution retenue pour externaliser la prise de rendez-vous doit être suffisamment souple pour s’adapter à l’activité du centre et permettre de traiter, soit l’ensemble des appels, soit une partie, en débordement lors de pics d’activité. Par exemple, lorsque la secrétaire est occupée à une autre tâche ou déjà au téléphone, après quatre sonneries, un appel peut basculer automatiquement vers le call center externalisé. C’est aussi un moyen d’étendre la plage horaire durant laquelle, vous pouvez réceptionner des appels. Comme le rappelle Nicolas Broussard, co-gérant chez Simplify : « Le centre d’appel Simplify assure un service en semaine de 8h à 20h et de 9h à 18h le samedi, conformément aux normes de qualité établies par l’ISO 9001/2008, NF ainsi que dans le respect du label de responsabilité sociale

 

Un meilleur service rendu

L’externalisation de la prise de rendez-vous permet d’éviter les effets d’entonnoir (beaucoup d’appels et peu de personnel disponible) qui engendrent une forte attente en ligne des patients, voire un basculement sur répondeur. D’autant que prendre un rendez-vous médical est souvent source d’anxiété. Le patient apprécie d’être accueilli avec empathie et ce, dès le premier contact téléphonique. Une pratique qui a également pour effet de prévenir le mécontentement du patient et ainsi d’apaiser sa relation avec le médecin.

 

Un personnel formé et supervisé

Pour assurer une prise de rendez-vous optimale, le personnel du call center dédié à cette activité doit être formé à la prise d’appel, au transfert d’information, à la gestion d’agenda médical et au respect des procédures établies. Les secrétaires doivent, par exemple, être capables de distinguer l’appel d’un collègue afin de l’aiguiller directement vers le médecin ou déceler un appel d’urgence. En outre, un superviseur doit être affecté pour assurer le suivi de chaque compte.

 

Assurer le pré-accueil

Le service externe de prise de rendez-vous doit également être en capacité d’assurer le pré-accueil du patient en collectant les informations nécessaires (nom, adresse, téléphone, etc.). Permettant ainsi d’optimiser son accueil par la secrétaire, lorsqu’il se rend à la consultation. Autant de temps de gagné !

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Les clés pour améliorer l’accueil de vos patients »

Guide-Simplify-Accueil-Patient-Vignette