Envoi des courriers pour les professionnels de santé

L’activité des médecins, mais aussi de tous les professionnels de la santé ne cesse de se développer. Les tâches administratives s’intensifient et alourdissent souvent la fluidité des consultations et les tâches quotidiennes des secrétaires médicales.

Il est alors essentiel de trouver des alternatives pour alléger le travail au quotidien et retrouver du temps médical. Une des solutions à explorer est l’envoi postal médical.

Alléger les charges administratives

Devant le nombre croissant des consultations et des tâches administratives inhérentes à ces dernières, il est indispensable que le médecin ou la secrétaire médicale retrouve du temps pour le cœur de leur activité.

Ainsi, la lourdeur de l’aspect administratif (traitement des dossiers, envoi des factures, relance des patients, transfert de dossier, etc.) ajouté à l’augmentation du nombre de patients ne permet plus de rendre le temps médical optimal.

Même si cette situation n’est pas nouvelle, elle s’intensifie année après année jusqu’à atteindre ce chiffre de 33 % des charges administratives consacrées à la rédaction et l’envoi des comptes rendus médicaux.

Au total, cela représente près de 2 h/semaine, soit près de 14 jours de travail/an.

Certes, la situation diffère d’un cabinet à un autre, mais 54 % des médecins reçoivent ou envoient plus de 50 frappes de comptes rendus médicaux/semaine.

Il est temps d’utiliser des outils qui conjuguent à la fois de sécurité, efficacité, confort d’utilisation et diminution des coûts.

L’envoi postal par messagerie sécurisée

L’une des solutions les plus pratiques et les plus simples est de passer par une messagerie sécurisée.

La création d’une adresse mail médicale sécurisée ne résout pas tous les problèmes, mais vous pouvez d’ores et déjà indiquer vos préférences de réception à tous les interlocuteurs.

Dès lors, les médecins et secrétaires médicales peuvent joindre leurs correspondants par tous les canaux et disposent d’un annuaire mis à jour quotidiennement et automatiquement qui inclut le meilleur moyen de correspondre avec les patients et autres professionnels.

Le budget postal d’un médecin spécialiste représente environ 200 €/mois en ce qui concerne l’envoi des comptes-rendus médicaux.

Avec une plateforme d’envoi postal de courriers pour les professionnels de santé, chaque professionnel économise jusqu’à 70 % de son budget courrier et allège en parallèle les charges administratives.

L’externalisation du service courrier médical

Même si la dématérialisation de certains processus est en cours, il reste près de 90 % des documents en entreprise, y compris dans les cabinets médicaux qui passent encore par l’imprimante avant d’être envoyé par voie postale.

Un manque de temps, un manque de productivité, en rentabilité et fiabilité qui se répercutent sur le temps médical.

En externalisant le service courrier médical, vous gagnez indéniablement en temps, mais aussi en efficacité.

La solution Simplify offre cette opportunité d’externaliser votre secrétariat médical et de mettre en place un service de courrier médical qui vous laisse davantage de champ libre pour vous concentrer sur votre activité.

Formation et prérequis pour devenir secrétaire médicale

Devenir secrétaire médicale est un métier qui requiert de nombreuses qualités, car c’est avant tout une profession qui tourne autour des contacts humains.

Demandant des qualités humaines, mais aussi un esprit gestionnaire rigoureux, voici les principaux prérequis et les formations possibles pour devenir secrétaire médicale.

Les prédispositions pour devenir secrétaire médicale

Secrétaire médicale est plus qu’un simple métier, c’est une vocation. À ce titre, plusieurs qualités et traits de caractère se reconnaissent chez les femmes et les hommes qui décident d’opter pour ce choix.

Avant toute chose, il est nécessaire d’avoir un excellent sens du relationnel. En effet, la secrétaire téléphonique médicale combine habilement un sens aigu de la communication tout en restant discrète, car elle est tenue au secret médical.

C’est aussi quelqu’un de dynamique qui gère plusieurs choses en même temps : répondre au téléphone tout en remplissant des papiers pour des patients, retranscrire les comptes rendus médicaux

Il ne faut pas oublier qu’elle doit aussi rester à la disposition du professionnel de santé.

Rigoureuse quand elle doit évaluer l’importance et trier les informations reçues, la secrétaire médicale sait qu’une faute de frappe dans un dossier peut avoir des répercussions graves sur la santé du patient.

Prérequis et formation

Il n’existe pas de véritable diplôme d’état pour ce poste de secrétariat médical.

Toutefois, vous pouvez devenir secrétaire médicale après avoir suivi un an de formation avec des stages.

Si, néanmoins, vous souhaitez devenir secrétaire médicale en milieu hospitalier, dans un centre médico-social ou en télésecrétariat médical dans un call center médical, vous devez passer le concours de la fonction publique. C’est le concours de catégorie B de secrétaire médicale, ce qui implique l’obtention du Baccalauréat au minimum.

Toutes les formations sont accessibles après un Bac général (L, ES ou S), ou encore avec le Bac ST2S (Sciences Techniques Sanitaires et Sociales).

Et parfois, un CAP, un BEP ou un DNB (ex-Brevet) suffisent si vous bénéficiez également de 3 années d’expérience dans le domaine de la santé.

Enfin, il est aussi possible de devenir secrétaire médicale à distance en suivant une formation à distance également. C’est, en effet, un excellent moyen pour s’insérer dans le milieu professionnel.

Faites attention à privilégier les écoles sous contrôle pédagogique de l’État, car vous serez assuré de suivre des cours actualisés et complets.

L’unique prérequis dans ce cas-ci, est d’avoir le niveau 3e sans avoir nécessairement votre DNB. C’est donc une solution intéressante ouverte à tous ceux et celles à partir de 16 ans.

Le Ministère de la Santé indique que des équivalences peuvent autoriser le candidat à passer les épreuves pour devenir secrétaire médicale :

  • Diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur privé ou consulaire et agréé par le ministère de l’Enseignement supérieur ;
  • Diplôme homologué niveau IV (DAEU, BT, BP) ;
  • Certificat de secrétaire médico-sociale de la Croix-Rouge française.

Le secrétariat téléphonique médical

Pour optimiser la prise en charge téléphonique dans un cabinet médical, l’externalisation du secrétariat médical s’avère une solution pertinente et pratique. Elle permet de faire gagner du temps aux médecins afin qu’ils se concentrent sur leur activité et leurs patients.

Quels sont les avantages d’un secrétariat médical externalisé ? Peut-on utiliser la permanence téléphonique médicale tout le temps ? Y compris pour un besoin ponctuel ?

De nombreux acteurs sur le marché

Les besoins en secrétariat téléphonique médical sont tels qu’il existe aujourd’hui un très grand nombre d’acteurs proposant ce type de service.

En effet, dans l’optique de prendre les rendez-vous par téléphone ou par Internet, de gérer un agenda en ligne ainsi que les appels téléphoniques, ou encore le transfert des appels, la permanence téléphonique médicale regroupe de nombreuses tâches.

Pour se démarquer, Simplify — acteur historique depuis plus de 10 ans et premier opérateur de services pour les professionnels de santé — propose des prestations innovantes en externalisant notamment la permanence téléphonique, mais aussi une grande qualité de standard téléphonique pour un traitement professionnel de chaque appel.

Les avantages de services professionnels de Simplify en matière de télésecrétariat médical sont :

  • Une gestion optimisée des plannings : avec une prise de rendez-vous téléphonique, le secrétariat téléphonique dans les centres d’appel médical ou dans les cabinets médicaux permet d’accueillir les patients et d’optimiser le planning des médecins ;
  • Une gestion en ligne de l’agenda : pour une meilleure organisation à moyen et long terme, Simplify propose d’optimiser la visibilité des créneaux de disponibilité ;
  • Un accueil téléphonique personnalisé : la permanence téléphonique est améliorée, car chaque professionnel de Simplify est formé pour répondre au mieux aux attentes des patients.

Un secrétariat téléphonique médical à tout instant

Les besoins en matière de secrétariat téléphonique médical sont fluctuants.

Ainsi, lors des pics d’appels téléphoniques ou de surcharge de travail de la part des médecins, ou simplement pour soulager les centres d’appel médical, la solution du secrétariat téléphonique médical externalisée s’avère indispensable.

Avec Simplify, le professionnel de la santé peut continuer à prendre ses rendez-vous et à suivre son agenda en ligne.

Que ce soit pour un congé, pour une absence imprévue, un arrêt maladie ou encore en cas de fermeture de cabinet, l’externalisation du secrétariat téléphonique complète efficacement le secrétariat médical en interne.

Dès lors, avec l’externalisation du secrétariat téléphonique médicale, Simplify permet au corps médical (médecine générale, centres spécialisés comme les centres de radiologie, etc.) et aux centres d’appel médical de libérer du temps auprès de leurs patients.

Devenir assistant médical : un métier d’avenir

Voici un métier qui va prendre de plus en plus d’importance dans le secteur médical au cours des années à venir, à savoir celui d’assistant médical.

En effet, dans le cadre de la réforme du secteur de la santé, le président de la république Emmanuel Macron a annoncé la création de 4000 postes de ce type d’ici l’horizon 2022.

Mais en quoi consiste cette profession ? Quelles sont les qualités pour devenir assistant médical ?

Qu’est-ce qu’un assistant médical

Pour décharger les médecins des tâches administratives afin qu’ils se consacrent et se concentrent sur leur activité, l’assistant médical prend le relais du médecin.

Il ou elle va pouvoir accueillir et préparer le patient à la consultation en réalisant des actes médicaux simples comme la mesure du poids, de la tension ou encore la prise de température.

Sur le plan administratif, il va reporter ces informations sur le carnet de santé ou le dossier médical du patient. Il va également effectuer des tâches administratives classiques de gestion et de coordination.

Ses capacités en termes de frappe de comptes rendus médicaux seront alors très appréciées pour optimiser le travail du médecin.

Notons que plusieurs cabinets médicaux ont recours à l’externalisation de la frappe des courriers médicaux en collaborant avec des centres d’appel médicaux.

Aussi, l’assistant médical pourra s’occuper de la stérilisation du matériel, ainsi que de son nettoyage.

Cette aide sera très appréciée par les médecins et les professionnels de la santé qui la réclamaient depuis longtemps.

Les qualités d’un assistant médical

Si un médecin souhaite travailler avec un assistant médical, il a pour obligation de prendre en charge de nouveaux patients et d’assurer également les urgences.

En contrepartie, l’assistant médical doit faire preuve de nombreuses qualités pour répondre à l’exigence de cette profession médicale comme :

  • Une grande capacité d’écoute ;
  • De la réactivité ;
  • Un savoir-faire en matière de frappe de courriers médicaux ;
  • Un esprit de synthèse
  • La capacité à guider et orienter les patients ;
  • Gérer un dossier médical et savoir utiliser des outils bureautiques ;
  • Respecter la réglementation en matière de système de soins ;
  • Connaître la terminologie médicale ainsi que le codage des actes médicaux et des modes de prise en charge.

Le métier d’assistant médical vise à désengorger non seulement les urgences des CHU, mais aussi d’aider concrètement et au quotidien les professionnels de santé comme les médecins généralistes, les gynécologues, les rhumatologues ou encore les cardiologues.

C’est un métier d’avenir qui sera vraisemblablement accessible un an après le bac, mais les profils des étudiants et professionnels qui se prédestinent au domaine médico-social en premier lieu sont également acceptés.

Se reconvertir en secrétaire médicale

Décider de changer d’orientation professionnelle n’est jamais anodin et quand on veut se tourner vers le métier de secrétaire médicale, il est essentiel que cela reste un choix.

Mais qu’implique une reconversion professionnelle en secrétaire médicale ? Quelles sont les qualités attendues ? En quoi consiste concrètement le métier de secrétaire médicale à distance ? Quels sont les avantages de cette profession ?

Être secrétaire médicale

La mission principale de secrétaire médicale à distance consiste à prendre des rendez-vous médicaux, à tenir à jour les dossiers des patients et à rédiger les bilans de santé.

Elle identifie le type de message et filtre les appels selon l’urgence du moment.

Saisir des textes sur ordinateur, enregistrer des données et imprimer des documents de santé font également partie du métier.

Intermédiaire entre le médecin et les patients, la secrétaire médicale gère cette relation parfois délicate.

Habituellement, une secrétaire médicale travaille avec plusieurs praticiens, soit au sein d’un cabinet médical, soit dans un laboratoire d’analyses ou encore dans un service hospitalier ou une clinique. C’est le cas également pour une secrétaire médicale à distance qui va travailler avec plusieurs praticiens à travers un call center ou un centre d’appel médical.

C’est aussi elle qui va faire le lien entre les différents établissements médico-sociaux et qui sera votre premier contact si vous vous adressez à une caisse d’assurance maladie, à la CAF ou à une maison de retraite.

Les qualités attendues pour une reconversion en secrétaire médicale

Même si ce métier semble un poste administratif, être secrétaire médicale est avant tout un métier de contacts humains.

C’est une vocation et c’est pourquoi nous parlions de choix en introduction. Cette reconversion professionnelle présuppose d’avoir des qualités humaines fortes ainsi qu’un esprit de gestionnaire rigoureux.

Avoir un bon relationnel est, par conséquent une condition sine qua non, car vous devez faire montre d’un sens de la communication, mais aussi de la discrétion puisque vous êtes tenue au secret médical.

Avantages de devenir secrétaire médicale

Métier essentiellement humain, travailler comme secrétaire médicale est à la fois difficile et enrichissant, car vous êtes continuellement en contact avec des personnes (patients, corps médical, structure médicale, etc.).

C’est aussi un métier qui peut s’exercer dans de nombreux domaines (ophtalmologie, gynécologie, généraliste, etc.) dans les secteurs publics ou privés.

La variété des tâches permet de répondre à plusieurs besoins.

Enfin, un autre avantage de ce métier est qu’il est possible de l’effectuer en télétravail.

En effet, devenir secrétaire médicale à distance vous permet de travailler depuis chez vous ou depuis un centre d’appel médical, de bénéficier d’une réelle flexibilité et d’une grande disponibilité. Vous travaillez quand vous voulez, notamment en assurant une permanence les jours non ouvrables par exemple.

C’est souvent vous qui déterminez la charge de travail, la durée de celui-ci et sa fréquence.

Critères pour devenir secrétaire médical

Devenir secrétaire médical est un métier complet où l’on endosse plusieurs rôles pour le compte d’un professionnel de santé ou pour un cabinet médical.

Mais quels sont les critères pour devenir un bon secrétaire médical ? Quelles sont les qualités requises ?

Les rôles d’un secrétaire médical

Être secrétaire médical, c’est s’assurer du bon fonctionnement de secrétariat.

Concrètement, vous allez assister le ou les médecins qui vous délèguent le côté relationnel et administratif de leur fonction : prise des rendez-vous médicaux, gestion des plannings, gestion de l’accueil au cabinet médical, création du dossier des patients, gestion de la carte vitale, paiement pour les consultations, relances, etc.

Le secrétaire médical organise le travail du ou des médecins tout en se montrant disponible pour les patients.

Ainsi, souriant, motivé, tout en respectant le secret médical, le secrétaire médical doit avant tout avoir une bonne connaissance de la fonction médicale, à savoir les réglementations et l’utilisation de termes techniques.

Les critères pour devenir secrétaire médical

Plusieurs critères sont à mettre au crédit du postulant qui souhaite devenir secrétaire médical.

Se montrer discret

Afin d’assurer un travail de qualité, le secrétaire médical doit avant toute chose faire montre d’un respect du code médical de déontologie et savoir rester dans la confidentialité, dans le secret médical.

Avoir une aisance relationnelle

Travailler comme secrétaire médical implique d’être toujours au contact d’individus, que ce soit le ou les médecins avec qui il travaille ou les patients qu’il reçoit physiquement au cabinet ou par téléphone.

Pour devenir secrétaire médical, il est essentiel d’avoir un certain sens de la diplomatie et un sens du relationnel particulièrement aiguisé. Dès lors, sa communication à l’oral comme à l’écrit doit être fluide et naturelle.

Savoir s’adapter

Travailler en tant que secrétaire médical, c’est faire un métier de service tout en bénéficiant d’une grande autonomie.

Savoir s’adapter tant à la personnalité du médecin pour répondre à ses exigences et demandes comme auprès des patients quand il faut garder son sang-froid est indispensable.

Cette adaptation et cette qualité de patience sont des éléments essentiels pour travailler dans ce métier.

Avoir une orthographe irréprochable

La saisie des comptes-rendus médicaux ainsi que la prise de rendez-vous impliquent d’avoir une écriture irréprochable dans le sens où l’orthographe (notamment pour les noms des médicaments par exemple) doit être parfaite.

Pour profiter des qualités d’un ou d’une secrétaire médicale et d’un professionnalisme incontestable, il existe dorénavant des plateformes numériques de prises de rendez-vous et de rédaction de comptes-rendus médicaux à l’instar de Simplify. Tout s’effectue en télésecrétariat médical et participe à la création d’emplois.

Les bonnes pratiques d’une permanence téléphonique

Aujourd’hui, l’un des enjeux les plus importants chez les professionnels est la satisfaction des clients. En l’occurrence, dans le milieu médical, la qualité d’écoute envers les patients s’avère essentielle.

Avec une permanence téléphonique, le médecin ou le cabinet médical optimise sa relation avec sa patientèle tout en étant à l’écoute de celle-ci.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Même si Internet a su apporter davantage de spontanéité et de réactivité dans les échanges avec les professionnels médicaux, le téléphone demeure l’outil de communication privilégiée.

Avec une permanence téléphonique, le médecin ou le cabinet médical peut s’organiser en interne pour mieux gérer ses rendez-vous.

L’une des solutions pratiques est d’externaliser la permanence téléphonique. En effet, tous les médecins n’ont pas de secrétaire médicale dans leur cabinet.

Ici, le professionnel de santé profite des compétences professionnelles d’un télésecrétariat médical qui peut à la fois gérer son agenda médical, recevoir et transférer les appels, prendre des rendez-vous ou encore gérer les questions et réponses auprès des patients.

 

Pourquoi choisir une permanence téléphonique externalisée ?

Cette solution permet de replacer l’humain au cœur de la relation avec les patients.

En effet, tomber sur un message automatique ou une sonnerie qui n’aboutit pas n’est jamais encourageant pour le patient et est contre-productif pour le professionnel.

En adoptant une externalisation du travail de secrétaire médicale, vous optimisez les conditions d’une permanence téléphonique.

C’est également pouvoir bénéficier de :

  • Plus de flexibilité : une solution qui s’adapte à tous les besoins
  • L’expérience de professionnels : les secrétaires et conseillers téléphoniques vous font profiter de leurs compétences ainsi que d’un réel savoir-faire.
  • Plus de maîtrise sur le budget : chaque médecin peut suivre son budget au plus près, car il peut cerner ses besoins téléphoniques réels
  • Plus de réactivité : les patients peuvent vous contacter sur des plages horaires plus étendues. Un transfert de messages, le cas échéant, est possible.

 

Comment réussir la permanence téléphonique ?

Afin de soigner l’accueil au niveau de la permanence téléphonique, il est indispensable que la réception des appels et les messages soient personnalisés.

Le vocabulaire ainsi que le langage utilisé doivent être adaptés aux patients.

Une intonation douce, mais ferme, une articulation soutenue et savoir parler distinctement sont des éléments clés pour comprendre et interpréter un appel.

Enfin, chaque appel téléphonique doit être identifié clairement.

Grâce à cette solution, votre permanence téléphonique sera toujours optimale et la qualité de votre secrétariat médical sera indiscutable.

Le service client sera toujours de qualité, le niveau de compétence sera assuré et les patients pourront toujours obtenir les informations et renseignements nécessaires pour leurs rendez-vous médicaux.

Qu’est-ce que la permanence téléphonique médicale

Alors que la plupart des secteurs professionnels s’avèrent de plus en plus concurrentiels, celui du secteur médical n’en est pas exempt.

Aujourd’hui, on ne peut plus se permettre le luxe de prendre un appel et il convient d’exploiter tous les moyens possibles pour satisfaire les attentes d’un client.

Recevoir et traiter les appels téléphoniques en cas d’absence ou quand on est occupé est une nécessité qu’une permanence téléphonique permet de gérer.

Comprendre l’utilité d’une permanence téléphonique

Une permanence téléphonique est un service qui permet de gérer un secrétariat à un professionnel spécialisé dans ce domaine.

Ce service a pour but d’optimiser les appels entrants, de renseigner au mieux le correspondant, mais aussi d’informer le professionnel sur son emploi du temps.

 

Dès lors, n’importe quelle entreprise disposant d’un service de permanence téléphonique peut être joignable pendant la journée puisque les appels sont traités en fonction des consignes éditées par le professionnel.

 

Concrètement, une permanence téléphonique permet des actions comme :

  • Renseigner l’appelant sur un suivi en cours ou sur l’entreprise même
  • Proposer un accueil personnalisé et professionnel
  • Gérer un agenda au quotidien
  • Effectuer des rappels de réunions, de séminaires, etc.
  • Prendre des messages ou les transférer le cas échéant.

 

Choisir une permanence téléphonique médicale

Bénéficier d’une permanence téléphonique médicale permet de laisser la gestion d’un secrétariat à un prestataire extérieur au cabinet médical.

Cela a l’avantage majeur d’éviter d’employer une personne, quelle que soit la durée nécessaire.

Deux formules s’offrent alors à vous :

Ce choix s’effectue en fonction des besoins du cabinet médical, mais aussi de la taille dudit cabinet.

 

Avantages d’une permanence téléphonique médicale

Instaurer un système de permanence téléphonique médicale est une alternative intéressante à plus d’un titre :

  • C’est une solution économique, souple et flexible : vous faites des économies sur les éventuels salaires d’un nouvel employé ainsi que sur les charges sociales. Vous n’avez pas besoin d’avoir recours à un recrutement interne.
  • Vous gagnez du temps : en tant que professionnel de la santé, vous pouvez vous concentrer sur votre activité.
  • Les appels sont pris en charge en temps réel: les appels des patients, notamment pour des situations d’urgence, sont pris en compte immédiatement.
  • Vous avez le choix de la formule: selon votre situation, la permanence téléphonique médicale peut être d’une journée, de quelques heures ou de quelques semaines. Un véritable service sur-mesure.

Les outils et les services dédiés à l’externalisation du secrétariat médical

Pour faire gagner du temps aux patients, mais aussi aux praticiens ou encore pallier une augmentation ou en carence d’activité, une solution pratique permet de vous aider : l’externalisation du secrétariat.

Mais quels sont les services et les outils pour optimiser cette démarche ?

À propos de l’accueil téléphonique

L’externalisation du secrétariat médical repose, en grande partie, sur le poste de l’accueil téléphonique.

En choisissant cette option, le médecin ou le cabinet médical décide de faire appel à un professionnel afin de répondre à l’image de sa consultation.

Concrètement, l’accueil téléphonique externalisé consiste à :

  • Répondre de manière personnalisée et offrir une meilleure présentation
  • Adopter un ton positif
  • Prendre les rendez-vous et les messages
  • Conseiller, orienter et informer (heures de consultation, accès, etc.)
  • Détecter éventuellement les signes d’urgence chez le patient pour en avertir le médecin.
  • Rassurer et assurer un accompagnement de qualité.

Avec l’externalisation de l’accueil téléphonique, vous bénéficiez d’une solution sur mesure pour valoriser l’écoute du médecin auprès du patient.

Des outils dédiés au médical

Plusieurs outils sont mis à la disposition pour une meilleure externalisation du secrétariat médical. Ainsi, vous êtes assuré de répondre au mieux aux besoins du patient ainsi qu’à ceux du médecin dans les meilleurs délais.

Ces outils technologiques assurent alors un suivi de l’activité et une meilleure visibilité sur le travail réalisé par la permanence téléphonique.

Un agenda en ligne

Avec un tel outil de travail collaboratif entre le secrétariat médical externalisé et le cabinet médical, il est possible de mettre en commun les renseignements détenus par chaque membre dudit cabinet médical en temps réel.

Une messagerie unifiée

La messagerie unifiée est un des outils les plus performants en matière de secrétariat externalisé.

À partir d’une seule plateforme, vous pouvez regrouper les mails et les fax dans une seule et même boite de réception qui reste accessible à tout instant depuis n’importe quel terminal (tablette, ordinateur ou smartphone).

L’envoi et le rappel de RDV par SMS

Nous utilisons de plus en plus notre téléphone dans notre quotidien.

Ainsi, pour être toujours disponible ou pour rappeler un rendez-vous médical, il est possible désormais de souscrire à une offre permettant d’envoyer automatiquement un SMS aux patients.

L’envoi de fax

Avec le secrétariat externalisé, vous avez aussi la possibilité d’envoyer et de recevoir des fax à partir d’une interface en ligne.

Dès lors, que le médecin soit en visite à domicile ou en cabinet ou même à l’hôpital, il peut recevoir directement ses fax sur son téléphone ou sur son ordinateur.

Le secrétariat médical externalisé, comment ça marche ?

L’externalisation du secrétariat médical est une alternative de plus en plus prisée dans le milieu médical. Que ce soit dans les cliniques, les hôpitaux, les centres de soins ou chez les médecins libéraux, ils sont nombreux désormais à céder à cette solution pratique et efficace.

Mais comment cela fonctionne-t-il ?

Une solution accessible

Pour qu’un cabinet médical fonctionne bien et soit efficace en fournissant aux patients des soins et des services de qualité, l’organisation doit être parfaite en amont.

Grâce à l’externalisation du secrétariat médicalisé, le praticien est libéré de la gestion du standard téléphonique, mais aussi de son agenda, de la prise de rendez-vous ou encore de la rédaction des rapports médicaux.

C’est aussi une excellente solution s’il n’y a pas de possibilité d’avoir une secrétaire médicale à temps plein.

L’externalisation du secrétariat médical est associée à l’image du télésecrétariat.

Avec rigueur et autonomie, le professionnel répond aux besoins de chaque médecin ou corps médical en réalisant des tâches différentes.

Ainsi, le secrétariat externalisé permet de :

  • Réduire les coûts et remplacer éventuellement une secrétaire souffrante ou absente ;
  • De dématérialiser des actions comme l’archivage des documents ;
  • De bénéficier d’une plus grande flexibilité (permanence téléphonique, démarchage commercial, traitement des documents).

Les avantages d’un secrétariat médicalisé externalisé

L’externalisation du secrétariat médical est ouverte et possible pour les acteurs du monde médical, que l’on travaille seul en tant que libéral ou en groupe au sein d’un cabinet.

Gérer les appels entrants des patients, s’occuper de l’agenda du médecin, rédiger les rapports médicaux peut rapidement devenir chronophage.

Les avantages d’un secrétariat médical externalisé sont divers.

Votre organisation est optimisée

En plus d’un gain financier évident et d’un gain d’espace dans les locaux, cette solution pratique permet d’offrir un meilleur service aux patients, notamment avec des plages horaires étendues.

En effet, l’équipe de secrétaires médicales demeure joignable à tout instant, 7 j/7.

Non seulement on gère la réception des appels, mais on s’occupe également de l’agenda, de la réservation d’appareils, etc.

Toutes ces tâches déléguées permettent aux praticiens de se consacrer pleinement à son activité sans nuire à la qualité de l’accueil des patients.

Votre image est améliorée

Pour que le secrétariat médical soit externalisé et fonctionne correctement, il est nécessaire de disposer d’une formation adéquate (accueil patient, vocabulaire médical, procédure à suivre, etc.).

Ces compétences permettent de traiter un dossier comme il faut et contribuent à construire une image positive du médecin ou du cabinet médical.

D’autres atouts sont à mettre au crédit d’une telle solution :

  • Une réelle flexibilité : la permanence téléphonique s’adapte aux contraintes professionnelles
  • Une meilleure performance : la prise en charge des appels entrants est efficace et rapide.
  • Une disponibilité de chaque instant.