Méthode de transcription médicale

Une des spécificités des secrétaires et des télésecrétaires médicales est la capacité à prendre des notes relativement vite pour ne pas perdre de temps et optimiser ainsi le travail avec le cabinet médical ou le médecin et optimiser la relation avec les patients.

Il existe plusieurs méthodes de transcription médicale.

La transcription médicale traditionnelle

Quelle que soit l’activité du médecin ou du spécialiste, il y a toujours des comptes-rendus médicaux de consultations à rédiger, de lettres d’accompagnement, des demandes d’examen, des vérifications à effectuer.

Cela représente une charge supplémentaire aux secrétaires et télésecrétaires médicales en plus de la gestion de l’agenda des médecins, de l’accueil avec les patients, etc.

Alors, pour optimiser cette prise de notes, les secrétaires médicales utilisent diverses méthodes de transcription médicale. C’est le cas avec la transcription audio.

  • La transcription littérale : Lorsque la secrétaire reçoit un fichier audio sous forme de rapport médical, la retranscription s’effectue de manière littérale.
  • La transcription intégrale : la secrétaire médicale reçoit un fichier audio qui correspond à un entretien entre plusieurs personnes. Le transcripteur va alors saisir avec détail tous les mots prononcés, y compris les hésitations, les bruitages humains (soupir, toux, rire, éternuement).
  • La transcription épurée : dans le même esprit, il est possible de transcrire uniquement l’essentiel d’une transcription. Le document contient alors des informations exploitables sous la forme des paragraphes ou de phrases structurées sans « s’encombrer » de paroles inutiles.

 

À propos de la transcription médicale à distance

Grâce à la transcription médicale à distance, il est désormais possible de travailler de manière ponctuelle, en soutien à une activité de secrétariat médicale existante, dans le cadre d’un remplacement lorsqu’une secrétaire est absente ou pour soulager la charge administrative en cas de pic de travail.

L’avantage majeur de ce procédé est l’intervention du secrétariat médical en fonction des besoins, c’est une méthode indépendante à la carte.

Concrètement, la transcription médicale à distance permet de prendre des comptes-rendus médicaux de consultation, d’examens, radiologiques, opératoires, expertises médicales d’après des fichiers audio, mais aussi des notes manuscrites et ce en toute confidentialité et discrétion.

Pour les professionnels de la santé, c’est une opportunité de réduire les coûts de gestion du cabinet médical, de diminuer les délais d’envoi des courriers, de faciliter la gestion des courriers et des demandes des patients au quotidien.

Enfin, c’est l’occasion de libérer du temps afin de se concentrer entièrement sur les consultations.

Call center médical : est-ce une bonne solution ?

L’activité médicale ne se résume pas uniquement à l’acte médical. Il y a toute une logistique et une organisation en amont qui permet d’articuler cette activité.

C’est grâce à un secrétariat médical optimal que médecins, patients et secrétaires médicales parviennent à travailler avec fluidité.

Mais quand le secrétariat médical devient trop important, comment faire ?

La solution est simple : externaliser les services avec un call center médical.

 

Les problématiques rencontrées

Avant d’évoquer la question du centre d’appel médical, il est important d’avoir une vision globale de la situation dans les cabinets médicaux.

En effet, depuis plusieurs années, la demande d’accès aux soins est en constante progression et les médecins ont de plus en plus de difficultés à répondre à toutes les demandes des patients par faute de temps.

Il y a également la question du recrutement qui pose un problème puisque nous sommes en pénurie de médecins généralistes, surtout hors des grandes villes.

De plus, l’aspect administratif est relativement chronophage. Il faut remplir les rapports de consultation, prendre les rendez-vous médicaux, gérer un planning, envoyer les papiers nécessaires aux patients ainsi qu’aux organismes ou aux confrères les cas échéants.

La solution la plus pertinente est le recours à un call center médical qui va considérablement alléger la charge de travail (et de stress) des médecins et des cabinets médicaux.

 

Les avantages d’un call center médical

Le premier avantage de faire appel à un call center médical est le gain de temps.

En effet, le médecin ou le cabinet médical est en mesure d’utiliser des fonctionnalités automatisées comme :

  • Un système de messagerie entre médecin et secrétaire ;
  • La possibilité de contacter votre patientèle à la demande ;
  • L’envoi d’informations et de documents par mail ou SMS ;
  • La possibilité de déplacer ou de créer un RDV en 1 clic ;

Ce temps si précieux permet aux professionnels de la santé de se concentrer sur leur activité et de consacrer plus de temps à leurs patients.

Un autre avantage est la capacité d’offrir un meilleur service aux patients, car le secrétariat médical est géré par une équipe entièrement dédiée à cette activité pendant une plage horaire plus étendue. Les patients n’ont plus à attendre au bout de la ligne et ils reçoivent un accueil chaleureux et empathique.

 

Compétences d’une télésecrétaire médicale dans un call center médical

Les télésecrétaires médicales travaillant en centre d’appel doivent avoir certaines compétences pour répondre au mieux aux besoins des médecins et aux attentes des patients :

  • Un sens relationnel ;
  • De l’écoute et de la patience ;
  • Une formation spécifique en télésecrétariat médical ;
  • Un sens de l’organisation ;
  • De la rigueur et de la méthode ;
  • Une connaissance des logiciels bureautiques et du jargon médical.