Une réponse au soulagement du secrétariat et à la gestion du personnel au quotidien
Il existe de nombreuses raisons pour les médecins, les spécialistes ou les centres d’imagerie médicale de faire appel aux services d’un secrétariat médical externalisé. Mais ils poursuivent, en général, un même objectif : assurer une prise en charge rapide et de qualité des appels et optimiser le nombre de rendez-vous.
Externalisation du secrétariat médical pour soulager l’activité
Parmi les principales raisons, on relève le besoin de soulager l’activité chargée du secrétariat. En effet, dans la pratique, les secrétaires médicales sont occupées à de multiples tâches et la gestion des appels téléphoniques peut s’avérer compliquée à prendre en charge. Pour les praticiens, faire appel à un secrétariat téléphonique externalisé est donc l’assurance de proposer aux patients un service d’accueil de qualité et ultra disponible, de 8h à 19h en semaine et de 9h à 13h le samedi. D’autant que cette solution d’externalisation peut être totale ou partielle, afin de n’être activée qu’en débordement lorsque l’activité le nécessite. Si la secrétaire est occupée à une autre tâche ou déjà au téléphone, après quelques secondes, un appel peut basculer automatiquement vers le call center externalisé.
Le secrétariat téléphonique médical à distance facilite la gestion du personnel
une solution de secrétariat médical à distance, est la difficulté liée à la gestion du personnel au quotidien. Lors d’une absence de courte ou de moyenne durée, prévue ou non, il peut s’avérer extrêmement compliqué de trouver des ressources en remplacement. Le secrétariat téléphonique médical à distance permet, dans ce cas, de disposer d’un personnel déjà formé à la prise d’appel, au transfert d’information, à la gestion d’agenda médical dans le respect des procédures établies. Le service externe de prise de rendez-vous est également capable d’assurer le pré-accueil du patient en collectant les informations nécessaires (nom, adresse, téléphone, etc.), ce qui permet d’optimiser son accueil, lorsqu’il se rend à la consultation.
Il est également à noter que l’externalisation du secrétariat permet de continuer à prendre des rendez-vous lorsque le cabinet ou le centre médical est fermé durant plusieurs jours, en période de vacances par exemple.
Pour aller plus loin dans la gestion du personnel et l’accueil des patients, téléchargez nos guides et découvrez tous nos conseils.
