Externalisez la frappe de vos courriers et comptes rendus

Soulagez votre secrétariat !

Travailler à flux tendu fait partie du quotidien des médecins spécialistes, qu’ils soient cardiologues, chirurgiens orthopédistes ou vasculaires, urologues, etc. Avec de fortes implications sur la charge de travail de leur secrétariat. Parmi les conséquences, le possible retard accumulé sur la frappe des lettres de consultation ou les comptes rendus opératoires (CRO). C’est la raison pour laquelle de plus en plus de médecins ont recours au service de frappe externalisé Simplify, dont ils apprécient la réactivité et la flexibilité tout en étant totalement sécurisé chez un hébergeur de données de santé.

Pourquoi externaliser la frappe de comptes rendus opératoires ?

Les raisons de recourir à un service de frappe de comptes rendus opératoires ou de lettres de consultation peuvent être ponctuelles, par exemple pour pallier l’absence d’une ou plusieurs secrétaires médicales, pour gérer un pic d’activité. Mais, elles peuvent aussi être liées à une augmentation d’activité durable, comme l’arrivée d’un nouvel associé ou l’extension du plateau médical. L’externalisation de la saisie tend ainsi à se généraliser, car elle présente l’avantage de ne pas modifier les habitudes de travail des praticiens, si ce n’est que cela leur permet de gagner du temps en s’affranchissant des aléas quotidiens de la saisie, tout en gardant une qualité et un délai constant.

Les facteurs clés du succès de la saisie externalisée

Pour assurer le succès de la mise en place de la saisie externalisée des lettres de consultation et comptes rendus médicaux, il est indispensable qu’elle soit réalisée par des personnes qui maitrisent parfaitement les contenus, comme des secrétaires médicales confirmées, ce qui est le cas chez Simplify. Une deuxième relecture est systématique par une personne ayant une expérience plus expérimentée. Ce processus évite des pertes de temps pour leur relecture des documents et leur correction.

Une grande facilité d’utilisation du service

La mise en place de la procédure est très simple. Le médecin spécialiste effectue la dictée du compte rendu de l’examen par l’intermédiaire d’un dictaphone numérique. L’enregistrement est ensuite transmis de manière sécurisée au centre de frappe. La saisie est alors effectuée dans le délai établi, qu’il s’agisse de frappe des lettres en temps réel de 15 à 20 minutes ou avec un décalage de quelques heures. Elle est ensuite relue par un médecin, avant d’être renvoyée directement dans le dossier médical du patient. Simplify permet, en effet, l’intégration avec la plupart des RIS et des logiciels de gestion patients, tel que Calimed.

L’externalisation de la frappe de comptes rendus médicaux ou de lettre de consultation est ainsi un moyen efficace de soulager les secrétaires médicales qui peuvent se focaliser sur d’autres charges et, particulièrement, l’accueil et la gestion des patients.

Demandez plus d’informations sur notre service de frappe de comptes rendus.

Opération vaccination Covid-19 : les centres d’appels Simplify assurent la prise de rendez-vous des centres de vaccination, hôpitaux et cliniques

La prise de rendez-vous est un enjeu crucial des prochains mois pour la réussite de la campagne de vaccination contre la Covid-19. Dans cette course contre la montre, la première chose à réussir, c’est la gestion des prises de rendez-vous par les centres de vaccination, hôpitaux et cliniques qui sont en charge de déployer la campagne de vaccins auprès des différentes populations visées. Simplify, spécialisé dans la prise de rendez-vous médical, assure déjà la fonction de plateforme téléphonique Covid-19 d’établissements en charge de la vaccination.

Des centres d’appels compatibles Doctolib et Keldoc

Face à la surcharge de travail induite par la crise sanitaire, il est important que les centres de vaccination, hôpitaux et cliniques puissent déléguer leurs centres d’appels afin de rester concentrer sur leur métier et assurer les campagnes de vaccination Covid-19 dans de bonnes conditions. Déployable très rapidement, la solution de télésecrétariat médical Simplify est parfaitement adaptée pour les centres de vaccination, les cliniques et les hôpitaux en proposant une plage d’horaires d’ouverture large, de 59 heures par semaine. Par ailleurs, Simplify est à même d’établir des centres d’appels à Paris, Marseille, Lyon, Bordeaux et partout ailleurs en France. Ces plateformes téléphoniques Covid-19 sont compatibles avec les plateformes de prises de rendez-vous médicaux en ligne Doctolib et Keldoc.

Des centres d’appels réactifs pour s’adapter aux livraisons de vaccins contre la Covid-19

La très forte demande de prise de rendez-vous et un stock limité de vaccins disponible par vague, créent une réelle tension sur les centres d’appels dédiés Covid-19. Il est donc crucial de pouvoir faire preuve d’une grande réactivité pour assurer la prise de rendez-vous à chaque livraison de vaccins. En mettant en œuvre rapidement des plateformes téléphoniques dédiées à la Covid-19, Simplify peut répondre à tous les besoins de prise de rendez-vous des centres de vaccination, hôpitaux et cliniques en assurant une maîtrise en temps réel des plannings Doctolib et Keldoc.

Simplify est très engagé dans cette campagne de vaccination et met tout son savoir-faire pour contribuer activement à sa réussite.

Pourquoi passer par un télésecrétariat médical ?

Fini la galère des prises de rendez-vous chez les médecins et spécialistes santé ! Fini l’attente de plusieurs dizaines de minutes au bout du fil avec la secrétaire médicale !
Avec le télésecrétariat médical, patients et professionnels de la santé sont gagnants ! On vous explique comment :

1- Pour les patients :

Le télésecrétariat médical assure un service continu et rapide.

La permanence téléphonique permet aux patients de pouvoir joindre la secrétaire médicale de leur médecin rapidement et sur des plages horaires plus étendues : ce qui leur permet de prendre rendez-vous pour toute urgence.

Une réactivité appréciée tant par les patients que par les médecins !

Le service de télésecrétaire médical assure également une qualité et un niveau de compétence élevé grâce à la formation suivie par nos secrétaires médicales à distance. Les patients pourront toujours obtenir des informations et renseignements nécessaires pour leurs rendez-vous médicaux.

2- Pour les professionnels de santé :

Médecins, centres de radiologie et tous professionnels de la santé peuvent avoir recours au service de télésecrétariat médical.

Le télésecrétariat médical permet aux professionnels de la santé de disposer de plus de temps libre et de l’investir pour gagner en efficacité. L’externalisation du secrétariat médical leur garantie une permanence téléphonique médicale et la traçabilité des documents en toute simplicité.

La diminution des coûts est également un avantage considérable, grâce à cette solution, le professionnel de la santé n’engage aucuns frais liés à une embauche d’un ou d’une salariée.

De plus, il n’y a pas d’investissement dans du matériel puisque le traitement de ces tâches administratives est délégué à un tiers.

Enfin, n’oublions pas que le service de secrétariat médical externalisé favorise la satisfaction des patients et leur fidélisation indispensables pour tous les professionnels de santé.

3- Le service de télésecrétariat médical Simplify

Présent depuis près de 10 ans dans le domaine du secrétariat médical, Simplify offre différents services à destination des établissements et des professionnels de la santé quelle que soit leur
spécialité médicale.

En plus du télésecrétariat médical, les centres d’appels Simplify assurent un Service de transcription & frappe de documents pour la saisie de comptes rendus médicaux et un envoi postal de courriers et comptes rendus médicaux.

Alors si vous souhaitez en savoir plus sur l’ensemble des solutions Simplify, n’hésitez pas à nous laisser vos coordonnées pour que nos conseillers puissent vous rappeler.

Simplify devient partenaire avec la centrale GAIM

SIMPLIFY est heureux de vous annoncer son partenariat avec la centrale GAIM.

La centrale Groupement d’Achats en Imagerie Médicale (GAIM), propose un groupement d’achats qui s’adresse principalement aux radiologues et aux centres de radiologie.

Le GAIM centralise les commandes des radiologues pour bénéficier des tarifs les plus compétitifs. Cela concerne le matériel mais également les services tels que la prise de rendez-vous, le télésecrétariat, les plannings automatisés, la téléphonie, etc…

Notre partenariat avec le GAIM s’inscrit dans cette démarche.

Simplify est spécialisé dans le secrétariat médical externalisé pour les professionnels de santé et notamment les radiologues et les centres d’imageries médicales.

Secrétariat téléphonique, frappe de comptes rendus médicaux, envoi postal, prise de RDV médicaux, Simplify est aujourd’hui un acteur reconnu dans le secteur médical, proposant des solutions de télésecrétariat de qualité depuis 17 ans.

A travers ce partenariat, SIMPLIFY dans son offre de services souhaite répondre, avec le GAIM, aux besoins des radiologues et des centres d’imageries médicales.

Télésecrétariat médical en période Covid 19

La période liée à la Covid-19 que nous traversons actuellement demande un changement dans nos habitudes, peut-être une simplification des tâches le cas échéant.

D’ailleurs, 77 % des répondants à l’enquête de l’ANACT ont vu leurs activités redéfinies et 68 % leurs objectifs de travail – au moins partiellement. (source: anact.fr)

Médecins généralistes ou spécialistes tiennent un rôle prépondérant, surtout en période Covid. Il convient que ces professionnels puissent travailler dans les meilleures conditions.

Le télésecrétariat médical entre dans cette dynamique.

Choisir une secrétaire médicale à distance

L’alternative de la secrétaire médicale à distance permet de fluidifier les échanges entre les patients et les médecins.

Avec un ou une professionnelle 100 % dédiée au traitement des dossiers, des courriers médicaux, de l’agenda et de la prise de RDV d’un cabinet ou d’un médecin, le patient est assuré d’une qualité d’écoute et d’un vrai professionnalisme.

Chaque secrétaire médicale est sélectionnée avec soin et formée aux exigences de la profession.

Pour le médecin, c’est un véritable gain de temps et une libération de son temps pour se focaliser sur son activité.

Concrètement, la solution du télésecrétariat médical à distance offre non seulement la disponibilité d’une permanence téléphonique à toute heure du jour, mais également une solution de frappe de courriers médicaux.

Externaliser cette tâche en période Covid-19 allège l’organisation des médecins.

Cette solution s’intègre parfaitement aux habitudes de travail et des besoins professionnels tout en s’adaptant, grâce à une formidable flexibilité, aux situations exceptionnelles.

Avantages du télésecrétariat médical

Durant cette période de Covid-19, plus qu’à n’importe quel moment habituel de notre vie, il est impératif au corps médical de répondre de manière active et dynamique.

Alors, voici les avantages de profiter des services d’une secrétaire médicale à distance :

  • Un savoir-faire au service du corps médical : la secrétaire médicale en externe possède des connaissances en terminologies médicales ainsi qu’une orthographe irréprochable. Elle possède une réelle expertise pour la frappe des documents médicaux et la prise de RDV Web ou téléphonique.
  • Une prestation adaptée à toutes les circonstances : l’externalisation du secrétariat médical permet de faire face à des situations d’urgence, à des moments de surcharge ponctuelle ou régulière comme cela est le cas d’épidémie avec la Covid-19.
  • Un gain de temps pour le médecin pour qu’il développe et se focalise sur son activité et réponde ainsi au mieux aux besoins de sa patientèle.
  • Une gestion de tous les appels et la possibilité de transmettre les appels urgents selon les consignes du médecin.
  • La mise à jour d’un agenda et des informations des patients en temps réel.
  • Une économie : seul le temps effectif est payé, ce qui est idéal pendant les périodes creuses.

Enquête Anact sur l’efficacité du télétravail :

Télétravail - Enquête Anact

 

Source https://www.anact.fr/teletravail-en-confinement-les-premiers-chiffres-cles

 

Méthode de transcription médicale

Une des spécificités des secrétaires et des télésecrétaires médicales est la capacité à prendre des notes relativement vite pour ne pas perdre de temps et optimiser ainsi le travail avec le cabinet médical ou le médecin et optimiser la relation avec les patients.

Il existe plusieurs méthodes de transcription médicale.

La transcription médicale traditionnelle

Quelle que soit l’activité du médecin ou du spécialiste, il y a toujours des comptes-rendus médicaux de consultations à rédiger, de lettres d’accompagnement, des demandes d’examen, des vérifications à effectuer.

Cela représente une charge supplémentaire aux secrétaires et télésecrétaires médicales en plus de la gestion de l’agenda des médecins, de l’accueil avec les patients, etc.

Alors, pour optimiser cette prise de notes, les secrétaires médicales utilisent diverses méthodes de transcription médicale. C’est le cas avec la transcription audio.

  • La transcription littérale : Lorsque la secrétaire reçoit un fichier audio sous forme de rapport médical, la retranscription s’effectue de manière littérale.
  • La transcription intégrale : la secrétaire médicale reçoit un fichier audio qui correspond à un entretien entre plusieurs personnes. Le transcripteur va alors saisir avec détail tous les mots prononcés, y compris les hésitations, les bruitages humains (soupir, toux, rire, éternuement).
  • La transcription épurée : dans le même esprit, il est possible de transcrire uniquement l’essentiel d’une transcription. Le document contient alors des informations exploitables sous la forme des paragraphes ou de phrases structurées sans « s’encombrer » de paroles inutiles.

 

À propos de la transcription médicale à distance

Grâce à la transcription médicale à distance, il est désormais possible de travailler de manière ponctuelle, en soutien à une activité de secrétariat médicale existante, dans le cadre d’un remplacement lorsqu’une secrétaire est absente ou pour soulager la charge administrative en cas de pic de travail.

L’avantage majeur de ce procédé est l’intervention du secrétariat médical en fonction des besoins, c’est une méthode indépendante à la carte.

Concrètement, la transcription médicale à distance permet de prendre des comptes-rendus médicaux de consultation, d’examens, radiologiques, opératoires, expertises médicales d’après des fichiers audio, mais aussi des notes manuscrites et ce en toute confidentialité et discrétion.

Pour les professionnels de la santé, c’est une opportunité de réduire les coûts de gestion du cabinet médical, de diminuer les délais d’envoi des courriers, de faciliter la gestion des courriers et des demandes des patients au quotidien.

Enfin, c’est l’occasion de libérer du temps afin de se concentrer entièrement sur les consultations.

Call center médical : est-ce une bonne solution ?

L’activité médicale ne se résume pas uniquement à l’acte médical. Il y a toute une logistique et une organisation en amont qui permet d’articuler cette activité.

C’est grâce à un secrétariat médical optimal que médecins, patients et secrétaires médicales parviennent à travailler avec fluidité.

Mais quand le secrétariat médical devient trop important, comment faire ?

La solution est simple : externaliser les services avec un call center médical.

 

Les problématiques rencontrées

Avant d’évoquer la question du centre d’appel médical, il est important d’avoir une vision globale de la situation dans les cabinets médicaux.

En effet, depuis plusieurs années, la demande d’accès aux soins est en constante progression et les médecins ont de plus en plus de difficultés à répondre à toutes les demandes des patients par faute de temps.

Il y a également la question du recrutement qui pose un problème puisque nous sommes en pénurie de médecins généralistes, surtout hors des grandes villes.

De plus, l’aspect administratif est relativement chronophage. Il faut remplir les rapports de consultation, prendre les rendez-vous médicaux, gérer un planning, envoyer les papiers nécessaires aux patients ainsi qu’aux organismes ou aux confrères les cas échéants.

La solution la plus pertinente est le recours à un call center médical qui va considérablement alléger la charge de travail (et de stress) des médecins et des cabinets médicaux.

 

Les avantages d’un call center médical

Le premier avantage de faire appel à un call center médical est le gain de temps.

En effet, le médecin ou le cabinet médical est en mesure d’utiliser des fonctionnalités automatisées comme :

  • Un système de messagerie entre médecin et secrétaire ;
  • La possibilité de contacter votre patientèle à la demande ;
  • L’envoi d’informations et de documents par mail ou SMS ;
  • La possibilité de déplacer ou de créer un RDV en 1 clic ;

Ce temps si précieux permet aux professionnels de la santé de se concentrer sur leur activité et de consacrer plus de temps à leurs patients.

Un autre avantage est la capacité d’offrir un meilleur service aux patients, car le secrétariat médical est géré par une équipe entièrement dédiée à cette activité pendant une plage horaire plus étendue. Les patients n’ont plus à attendre au bout de la ligne et ils reçoivent un accueil chaleureux et empathique.

 

Compétences d’une télésecrétaire médicale dans un call center médical

Les télésecrétaires médicales travaillant en centre d’appel doivent avoir certaines compétences pour répondre au mieux aux besoins des médecins et aux attentes des patients :

  • Un sens relationnel ;
  • De l’écoute et de la patience ;
  • Une formation spécifique en télésecrétariat médical ;
  • Un sens de l’organisation ;
  • De la rigueur et de la méthode ;
  • Une connaissance des logiciels bureautiques et du jargon médical.

Qu’est-ce qu’un centre d’appels médical ?

Afin de traiter un maximum d’appels téléphoniques et optimiser les prises de rendez-vous médicaux, il peut être judicieux de les regrouper. On fait alors appel à un centre d’appels médical ou call center.

Principe du centre d’appels médical

Le centre d’appels médical est une plateforme qui regroupe un ensemble de moyens pour traiter au mieux et le plus rapidement possible les appels téléphoniques entrants et sortants des patients.

C’est aussi un espace dans lequel sont gérés l’envoi et la réception des emails, des SMS, des courriers officiels, des demandes de dossiers, des envois des comptes-rendus médicaux.

On utilise alors des moyens humains comme des téléopérateurs, des téléconseillers, des secrétaires médicales à distance et des moyens techniques comme des serveurs, des ordinateurs, un système de clouding, etc.

L’activité du centre d’appels médical peut être tournée vers l’extérieur du cabinet médical ou vers l’intérieur à l’attention des médecins et infirmiers pour les renseigner en temps réel sur leur emploi du temps par exemple.

Se concentrer sur l’activité médicale

Répondre aux différents appels téléphoniques et aux sollicitations diverses en matière de renseignement, gérer l’aspect administratif sont autant de tâches énergivores et chronophages.

Or, la médecine est une profession où il ne faut pas négliger le moindre détail.

Ce secteur d’activité requiert une grande part de vigilance des pratiquants, car on touche ici à la santé et à la vie des gens plus largement.

Une erreur d’inattention et un mauvais diagnostic peuvent vite survenir et avoir des conséquences irréversibles.

Pour éviter d’en arriver jusque-là, il est essentiel que le corps médical soit concentré sur son activité.

Avec le centre d’appels médical, impossible de manquer un rendez-vous. Chacun peut se focaliser sur son patient sans craindre d’être dérangé. Pour les hôpitaux, par exemple, c’est aussi l’opportunité de ne pas perdre de nouvelles entrées.

Les avantages du centre d’appels médical

Les conseillers et secrétaires médicales gérant le centre d’appels médical sont des professionnels formés pour s’adresser et répondre aux patients.

Ces téléconseillers savent canaliser et rendre leur calme aux personnes qui les appellent en attendant une prise en charge médicale.

En tant que médecin ou responsable médical, c’est l’occasion d’avoir une véritable visibilité sur vos plannings et sur vos consultations à venir.

S’il faut relancer des patients pour un rendez-vous ou pour le suivi d’un traitement, le centre d’appels médical effectue ces tâches tout en respectant le secret médical bien entendu.

Enfin, c’est l’opportunité d’alléger les tâches des médecins et des secrétaires médicales qui ont souvent plusieurs tâches simultanées à gérer : contacter les patients à la demande, déplacer un rendez-vous médical, répondre aux appels, créer un historique des rendez-vous médicaux, mettre en place un système de gestion des messages, transmettre des consignes aux patients, signaler l’arrivée de patients au cabinet médical.

Pourquoi externaliser la prise de rendez-vous ?

La prise de rendez-vous est une composante essentielle du métier de secrétaire. Que ce soit dans le milieu médical ou ailleurs, il est important que cette activité soit la plus fluide possible et réalisée en continu.

Pour assurer une telle qualité de service, la solution se trouve peut-être du côté de l’externalisation.

Les atouts de l’externalisation de la prise de rendez-vous médicaux

Sur le plan financier, contrairement aux idées reçues, l’externalisation de prise de rendez-vous médical n’a pas le même coût que l’embauche d’une équipe entièrement dédiée à cette tâche.

Concrètement, vous limitez les frais de prospection puisque la/le secrétaire médicale à distance a besoin uniquement de son ordinateur, d’un bureau, d’un téléphone et d’un casque.

Et encore, vous pouvez alléger les frais en proposant une externalisation sous la forme de télétravail, partiel ou total.

Sur le plan technique, ce procédé d’externaliser les rendez-vous vous offre un véritable gain de temps puisque vous pouvez librement vous concentrer sur le cœur de votre activité en déléguant, l’esprit serein, la partie administrative.

Enfin, le 3e argument en faveur de l’externalisation de la prise de rendez-vous est assurément une augmentation des performances dans votre activité.

Ici, vous disposez d’un professionnel spécialement formé et équipé pour répondre à toutes les contraintes de la prise de rendez-vous médicaux, de la tenue d’un agenda ou de la prospection.

Vous risquez de moins faire d’erreurs, surtout si vous êtes moins à l’aise avec l’aspect administratif de votre métier.

Les conditions pour réussir l’externalisation téléphonique

Pour réussir à externaliser la prise de rendez-vous et les autres tâches administratives comme la frappe et l’envoi des comptes rendus médicaux ou la relance de clients/patients, vous devez avant toute chose faire confiance au professionnel à qui vous déléguez cette prestation.

Pour cela, il est impératif que votre besoin soit précis et que cette externalisation apporte une véritable plus-value pour votre clientèle.

En effet, la profession médicale exige précision et prévoyance ; le centre d’appel médical que vous allez donc choisir pour remplacer votre secrétariat doit être organisé et minutieux.

Vous n’aurez ainsi aucun mal à vous y retrouver !

Le secrétariat médical à distance est en charge non seulement de gérer la prise de rendez-vous mais aussi les appels et votre agenda.

C’est une excellente solution, clé en main, pour vous consacrer au soin et suivi de vos patients.

Avantages du télésecrétariat médical

Le secteur de la santé et plus particulièrement du secrétariat médical est en pleine évolution depuis quelques années. En effet, avec l’arrivée du télésecrétariat médical, il est possible désormais de délocaliser le secrétariat pour réaliser des économies et se concentrer sur l’activité médicale elle-même.

Le télésecrétariat : une évolution naturelle

En règle générale, le secrétariat médical d’un cabinet ou d’un médecin a plusieurs tâches à remplir comme :

  • La création de l’emploi du temps du ou des praticiens, ainsi que sa gestion ;
  • L’accueil téléphonique des patients : prises de rendez-vous médicaux ;
  • Tâches administratives : autorisations du praticien, renouvellement des fournitures, etc.

Aujourd’hui, avec l’externalisation de ce secrétariat, il est possible d’effectuer ce travail à distance.

Dès lors, avec les renvois téléphoniques d’appels, mais aussi les transferts ou l’affichage des informations pratiques par Internet (mails, MAJ du site ou de la plateforme Web), le télésecrétariat médical devient naturellement le prolongement et l’évolution naturelle du secrétariat « classique ».

Aujourd’hui, le ou la secrétaire médical à distance peut travailler à mi-temps ou à plein temps en accord du forfait choisi par le médecin.

Avec le télésecrétariat médical, c’est l’assurance pour le praticien de travailler dans les meilleures conditions et de manière fluide et organisée en se concentrant sur son activité.

Les compétences en télésecrétariat

Travailler dans le secrétariat médical à distance exige d’être organisé et capable de gérer son temps.

En plus d’un sens de l’écoute attentive, il est important de savoir nourri un bon relationnel avec les patients et surtout de maitriser à la perfection les nouvelles technologies et avoir des connaissances bureautiques complètes.

Travailler en télésecrétariat doit amener le médecin ou le cabinet à être le plus performant possible pour que les patients puissent bénéficier du meilleur accueil et des services de qualité.

Il ne faut pas hésiter à se former continuellement sur les logiciels en ligne pour améliorer la valeur des prestations.

Une meilleure image du cabinet médical

Avec le télésecrétariat médical, quand elle utilise avec intelligence les logiciels et les nouvelles technologies, toutes ces tâches administratives et bureautiques se font très facilement.

Travailler à distance ne signifie pas ne pas être réactif.

Au contraire, il est possible d’obtenir une permanence téléphonique médicale optimale et en plus perdre le contact avec les patients, tout en évitant les débordements des appels.

En télésecrétariat médical, le ou la professionnelle chargée de gérer cela conserve une écoute active, sans stress ni pression.

Cela va immédiatement se refléter sur l’image du cabinet médical qui bénéficiera d’une aura positive et dynamique.