Le secrétariat téléphonique pour l'hôpital et la clinique
Externalisez pour répondre à la saturation de votre standard et garantir une meilleure expérience patient en toute sérénité.
Simplify RDV : le secrétariat téléphonique par des experts du médical
Depuis 2003, l’équipe Simplify est dédiée à la gestion de secrétariat médical à distance et opère des services de qualité pensé pour les professionnels de santé.
Pourquoi externaliser le secrétariat téléphonique de votre hôpital ?
- Prise de rendez-vous fluide
- Assurance d'un décroché rapide
- Optimisation de l’accueil patient
- Organisation facilitée du secrétariat
- Désengorgement de votre standard
Un secrétariat téléphonique de qualité pour les hôpitaux et cliniques
Trois centres d'appels
Pour traiter au mieux et au plus vite vos appels, Simplify a mis en place trois centres de traitement des appels dont le principal à Evreux.
Des statistiques d'activité
Pour suivre et optimiser la prise d’appels, nous mettons à votre disposition un tableau de bord avec délai d’attente, taux de décroché…
Boucle d'amélioration
Nous appliquons les principes de démarche qualité continue au traitement des appels, aux procédures et aux solutions techniques déployées.
Comment fonctionne le secrétariat téléphonique de Simplify ?
Transfert des appels
Transfert des appels
Décroché rapide
Décroché rapide
Prise de rendez-vous
Prise de rendez-vous
Ne perdez plus d’appels et optimisez votre activité !
Gestion de la prise de rendez-vous sur vos agendas medécins
- Doctolib
- Keldoc
- Crossway
- Calimed
- Dx Planning
- Grimmoire
- Mediboard
- Medibase
- O' Soft
- Surgica
- Simplify Agenda
Sécurisation et conformité du secrétariat téléphonique médical
Hébergement des données de santé
- Agrément HDS
- Partenariat avec AZ Network
- Sécurisation des flux en SSL
- Procédures certifiées ISO 18295
Protection des données et RGPD
- Conformité avec les dispositions RGPD
- Cryptage des données sensibles
- Accès nominatifs aux postes de travail
- Cloisonnement des supports de données
Qui est Simplify ?
Depuis 2003, l’équipe Simplify est dédiée à la gestion de secrétariat médical à distance et opère des services de qualité pensés pour les professionnels de santé.
Secrétariat médical pour hôpitaux : Les avantages
Grâce au secrétariat téléphonique pour les hôpitaux et clinique, vous pourrez recevoir facilement vos comptes rendus médicaux, et votre agenda sera géré à distance par un personnel formé et efficace. Fini la gestion des tâches administratives et les appels qui vous éloignent de votre profession et concentrez-vous sur l’essentiel ! Là où quelques secrétaires ne pourraient pas gérer efficacement plusieurs tâches en même temps quand celles-ci s’accumulent dans un court laps de temps, ici c’est tout un secrétariat à distance formé qui pourra répondre à vos demandes grâce au secrétariat téléphonique pour hôpital.
Télésecrétariat CHU : pourquoi l’accueil téléphonique hôpital déborde et comment y remédier
Un CHU n’est pas un cabinet de ville. C’est un organisme multi-services, avec des flux d’appels entrants qui concernent simultanément les consultations, les hospitalisations, les urgences administratives, les correspondants médicaux et les familles de patients.
Chaque service a ses propres plages horaires, ses propres protocoles de prise de rendez-vous, ses propres agendas. Une secrétaire interne ne peut pas gérer seule ces flux sans créer des points de rupture : appels non décrochés aux heures de pointe, erreurs de planification, messages non transmis, patients mal orientés.
Les conséquences sont mesurables : des rendez-vous perdus, une expérience patient dégradée, et des équipes internes surchargées qui consacrent du temps administratif à des tâches qui pourraient être déléguées.
L’externalisation du secrétariat téléphonique pour les hôpitaux répond à cette réalité. Elle ne supprime pas le secrétariat interne. Elle absorbe les débordements, couvre les pics d’activité et les absences, et assure une permanence téléphonique continue au nom de l’établissement. Les centres hospitaliers universitaires qui ont mis en place cette organisation constatent une réduction significative des appels perdus et une amélioration de la fluidité d’accueil.
Pourquoi faire confiance à Simplify pour votre secrétariat téléphonique pour hôpital ?
Simplify, c’est près de 20 années d’expertise dans le secrétariat médical externalisé. Aujourd’hui, c’est plus d’une vingtaine de centres hospitaliers qui nous font confiance, et près de 500 centres médicaux. Grâce à une prise en main simple et fluide de nos outils Simplify RDV, Simplfy CR et Simplify Post, jamais les professionnels du monde de la santé n’auront été aussi soutenus dans leurs tâches au quotidien. Avec le secrétariat téléphonique pour les hôpitaux, profitez d’un service facilitant le quotidien des médecins et la prise de rendez-vous des patients. Toutes les informations transmises sont bien-sûr sécurisées et en conformité avec les nouvelles dispositions RGPD.
Télésecrétariat pour centre hospitalier et clinique : ce que Simplify apporte concrètement
Simplify intervient en renfort de vos équipes, pas en substitution. L’organisation repose sur trois centres d’appels en France, à Évreux, Paris et Marseille, avec des télésecrétaires formées aux protocoles médicaux, à la terminologie hospitalière et à la gestion des urgences.
Chaque appel est traité selon les consignes propres à votre établissement : identification de l’appelant, qualification de la demande, orientation vers le bon service ou le bon praticien, prise de rendez-vous directement dans votre agenda. Les tableaux de bord en temps réel vous donnent une visibilité sur les délais d’attente, le taux de décroché et les volumes traités.
Simplify est compatible avec les agendas hospitaliers les plus utilisés :
- Mediboard
- Crossway
- Dx Planning
- Grimoire
- Doctolib
- Calimed
- Medibase
- O’Soft
Si votre logiciel n’est pas dans cette liste, Simplify étudie l’intégration sur mesure avant tout démarrage.
Le télésecrétariat CHU est un service externalisé de gestion des appels téléphoniques adapté aux contraintes spécifiques des centres hospitaliers universitaires et des grands établissements de santé publics. Il se distingue du télésecrétariat standard par sa capacité à gérer des flux d’appels multi-services, à appliquer des protocoles différents selon les services ou les praticiens, et à s’intégrer aux logiciels d’agenda hospitaliers (Mediboard, Crossway, Dx Planning). Simplify opère ce type de dispositif pour plus de 20 centres hospitaliers depuis 2003.
Oui. Simplify dispose des certifications requises pour répondre aux exigences d’un cahier des charges hospitalier public : agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé), certification ISO 18295 pour les centres de contact, conformité RGPD complète et sécurisation des flux en SSL. Ces éléments sont documentés et peuvent être intégrés directement dans un dossier de consultation.
La mise en place d’un télésecrétariat pour un hôpital ou un CHU prend en général entre 48 heures et une semaine. Ce délai comprend l’analyse des protocoles de l’établissement, le paramétrage des agendas, la rédaction des scripts de décroché et les tests avant ouverture. Pour les structures multi-sites ou multi-services, un planning de déploiement progressif peut être établi.