Comment ça fonctionne ?
Externaliser la frappe de compte rendu permet aux médecins de se concentrer sur le cœur de leur activité : le diagnostic médical. Pour cela, l’externalisation de la frappe de comptes rendus suit un protocole standardisé et sécurisé. Il se déroule en quatre étapes très simples à mettre en œuvre.
1ère étape : la dictée
La dictée du compte rendu de l’examen s’effectue par le biais d’un dictaphone numérique. Pour optimiser la qualité des résultats de la frappe, il est important de parler distinctement, à une distance raisonnable du dictaphone, ni trop près, pour éviter les effets de saturation, ni trop loin, pour rester audible.
2ème étape : l’envoi
Une fois l’enregistrement terminé, le fichier son généré par le dictaphone est transmis de manière sécurisée au centre de frappe. Selon la solution de frappe retenue, cet envoi peut être manuel ou entièrement automatique.
3ème étape : la frappe
Le centre de frappe réceptionne instantanément le fichier son. C’est à cette étape que le choix du prestataire est important, car plus les personnes en charge de la frappe seront qualifiées, plus le résultat sera qualitatif. Les meilleures performances sont obtenues en faisant appel à des élèves en fin d’études de médecine. Mais pour assurer le contrôle qualité final des comptes rendus, il est crucial qu’ils soient relus par un médecin.
4ème étape : la réception
Dans un délai de 20 minutes à quelques heures, selon le mode d’abonnement choisi, le médecin reçoit le compte rendu en format numérique, formaté selon le modèle qu’il souhaite, directement dans le dossier médical du patient. Il ne reste alors au médecin ou à la secrétaire qu’à imprimer le compte rendu. Le médecin relit et signe avant la remise au patient. Une solution adoptée par Josiane Baudry, cadre imagerie au centre de santé UTMIF : « nous confions la totalité de la frappe de nos comptes rendus à Simplify, soit environ 130 par jour. Cela nous permet de fluidifier notre organisation et de rester à jour dans leur remise aux patients. C’est également un moyen de ne pas interrompre le flux en cas d’absence d’une ou plusieurs de nos secrétaires ».
Encadré
3 raisons de recourir à l’externalisation
- absence d’une ou plusieurs secrétaires médicales : congés, arrêt maladie ou départ.
- pic d’activité : salle d’attente pleine, prise de rendez-vous et accueil à assurer.
- augmentation d’activité durable : nouvel associé, extension du plateau médical, etc.
Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »
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