Courir après le temps ! Voilà un sentiment prédominant dans nombre de centres d’imagerie médicale ou chez les spécialistes. D’un côté, les rendez-vous s’enchaînent et de l’autre, les comptes rendus à saisir s’accumulent… Si, de surcroît, une secrétaire est absente, en vacances ou happée par de multiples autres tâches, voilà que la pile de comptes rendus à saisir s’accroît inexorablement. Une raison qui pousse de plus en plus de centres d’imagerie médicale ou de spécialistes à s’engager dans l’externalisation de tout ou partie de la frappe de leurs comptes rendus. Avec à la clé un moyen efficace de fluidifier la vie du centre médical et d’apporter un service amélioré aux patients.
Gérer l’absentéisme et les aléas
Les centres médicaux, comme toute PME, sont sujets aux aléas de disponibilité de leurs employés. Une absence non prévue d’une ou plusieurs secrétaires et toute l’organisation de la frappe de compte rendu est impactée, créant un retard ou aggravant celui déjà existant. L’externalisation apporte une solution en permettant de déléguer la totalité de la frappe ou une partie, en débordement, lors de pics d’activité. Un retard pris dans la matinée peut être ainsi résorbé entre 12 h et 14 h, pour repartir à zéro dès le début d’après-midi. Steve Roy, associé chez Simplify, confirme : « il n’est pas rare de rencontrer des centres d’imagerie médicale ou des spécialistes qui ont plusieurs centaines de comptes rendus en attente. Dernièrement, nous sommes intervenus auprès d’un centre qui avait plus de 3000 comptes rendus en retard. Nous avons résorbé ce surplus en quelques jours ».
La qualité du secrétariat
S’il ne s’agit pas d’en faire une généralité, de nombreux médecins déplorent la baisse du niveau de qualité rédactionnelle des jeunes secrétaires. Pour une partie d’entre elles, la grammaire et l’orthographe ne sont pas au niveau requis pour établir des comptes rendus de qualité. Les médecins doivent alors palier ces lacunes en corrigeant chaque compte rendu, perdant un temps précieux, alors qu’une simple relecture devrait suffire. Là encore, l’externalisation permet d’obtenir un niveau de qualité constant des comptes rendus, saisis par des étudiants de 5ème à 7ème année de médecine et relus systématiquement par un médecin.
Une baisse des coûts de frappe
Au-delà de ses avantages fonctionnels, l’externalisation de la frappe de comptes rendus engendre également une réduction sensible des coûts liés à cette activité, qui peut atteindre 20%. Mais, elle permet surtout de s’affranchir de tous les aléas quotidiens en gardant une qualité et un délai constant, permettant une réelle fluidification de l’activité.
Et le patient ?
Le patient, quant à lui, est mieux pris en charge par la secrétaire qui peut se concentrer sur son activité d’accueil. Il pourra également partir plus rapidement à la suite de sa consultation, le compte rendu étant délivré en une vingtaine de minutes.
Pour en savoir plus, téléchargez notre guide : « Optimiser l’organisation du centre médical »
