Le télésecrétariat médical est-il fait pour mon établissement ?

Les établissements de santé sont de plus en plus confrontés à l’augmentation du nombre de patients et aux conséquences qui en découlent.

Les secrétariats médicaux sont en première ligne et peuvent se retrouver submergés d’appels téléphoniques, rendant plus difficile la gestion de l’accueil des patients et des tâches administratives.

Le manque de place et de main d’œuvre, couplés au poids financier d’une embauche, rendent l’équation presque impossible à résoudre en interne pour la grande majorité des établissements de santé.

Dans ce contexte, le télésecrétariat médical se présente comme la solution idéale pour répondre à ces besoins.

Alors cette approche est-elle vraiment adaptée à votre établissement ?

Nous explorons dans cet article les enjeux, les avantages et les critères pour choisir le bon prestataire de télésecrétariat médical pour votre centre de santé.


Les enjeux du télésecrétariat médical

Les secrétaires médicales sont souvent submergées par les appels téléphoniques incessants, tant dans les grands centres de santé, cliniques, hôpitaux ou encore les cabinets de ville.

Entre la prise de rendez-vous, les annulations, l’accueil des clients, la gestion des tâches administratives, et la saisie des factures et des comptes rendus, il leur devient difficile de pouvoir tout gérer efficacement.

Les absences du personnel (congés, pauses, arrêts maladie, créneaux horaires) affectent également la disponibilité et la réactivité de l’accueil téléphonique.

Cette congestion du standard a des conséquences directes sur la santé financière de votre établissement : un secrétariat qui ne décroche pas à temps diminue le nombre de rendez-vous médicaux et l’acquisition de nouveaux patients.

Ce non décroché pénalise également votre image, votre vitrine.

Le télésecrétariat médical vous permet de répondre à l’ensemble de ces problématiques en :

  • Déléguant la totalité ou une partie de votre accueil téléphonique à des télésecrétaires, spécialisées et formées aux spécificités de votre centre.

  • Automatisant la confirmation de rendez-vous pour réduire le nombre de rendez-vous non honorés.


Les avantages du télésecrétariat Simplify pour les établissements

Grâce au télésecrétariat médical, vous êtes en mesure d’offrir un accueil téléphonique optimal et réactif à vos patients, tout en offrant de meilleures conditions de travail à vos secrétaires et en optimisant vos coûts :

  • Accueil client optimal, réactif et adaptable

    Votre secrétariat peut désormais répondre rapidement et systématiquement, et les temps d’attente sont réduits à quelques sonneries seulement.

    Grâce au roulement des secrétaires à distance, vous êtes en mesure d’offrir une plage horaire plus large, avec un accueil toujours joignable sur les heures d’ouvertures de votre cabinet, quelle que soit la disponibilité de votre personnel interne.

    Le manque de place n’est plus un obstacle pour accroître votre capacité d’accueil téléphonique, le télésecrétariat ayant l’avantage de ne pas être limité par la taille de vos locaux. Vous pouvez ainsi ajuster votre capacité d’accueil selon la demande en temps réel.


  • Plus d’examens et moins de lapins

    Avec un accueil réactif, vous pouvez planifier plus de RDV et acquérir de nouveaux patients, tandis que les rappels automatiques vous aident à réduire le nombre de rendez-vous non honorés.

    Vos patients doivent confirmer leur rendez-vous et le créneau se libère de votre RIS en cas d’annulation, permettant à un autre patient d’en bénéficier.

    Vous diminuez ainsi le nombre de rdv non honorés et augmentez votre chiffre d’affaires : nos clients qui ont implémenté la solution constatent un progrès moyen de 10% à 15% de leur CA.


  • Une intégration personnalisée et transparente

    Chaque établissement de santé a ses propres modes de fonctionnement. Le télésecrétariat médical Simplify s’adapte complètement à vos spécificités, outils et processus.

    Les appels sont automatiquement redirigés vers nos secrétaires à distance selon vos règles de débordements, vos consignes, et elles disposent de votre phrase d’accueil.

    Le télésecrétariat est transparent pour vos patients. Ils continuent de vous joindre via votre standard, et bénéficient désormais d’une prise en charge plus rapide qu’auparavant.


  • De meilleures conditions de travail en interne

    Vos secrétaires bénéficient d’un cadre de travail moins stressant et ne sont plus débordées par un flot incessant d’appels entrants.

    Elles peuvent ainsi consacrer le temps nécessaire aux autres tâches qui leur incombent et offrir un accueil des patients de meilleure qualité.

    Vos équipes travaillent également dans un climat plus apaisé, avec des patients plus détendus et courtois lors des échanges.


  • Un budget optimisé

    Le télésecrétariat est généralement facturé à l’appel et vous permet d’augmenter votre capacité d’accueil à moindre coûts, tout en ne payant que ce que vous consommez réellement.

    Cette solution vous permet d’optimiser votre budget en s’adaptant à votre besoin et à votre capacité financière.


Le coût du télésecrétariat médical

Chez Simplify, le coût du télésecrétariat se situe autour de 1€ /appel, et quelques dizaines de centimes par rappel de confirmation.

Comparé au prix de revient qui approche les 2€ /appel avec des secrétaires internes, il est plus avantageux d’externaliser le secrétariat téléphonique.

Nos clients ont constaté une augmentation de 10% à 15% du chiffre d’affaires et du nombre de rendez-vous suite à la mise en place des rappels de confirmation.


Comment choisir le bon prestataire de télésecrétariat médical ?

Choisir le bon prestataire est important pour garantir le succès de votre télésecrétariat médical.

Voici quelques critères à considérer :

  • Compétence et expérience
    Assurez-vous que le prestataire dispose d’une expérience solide dans le domaine médical, qu’il comprend les exigences et spécificités de votre centre de santé, et qu’il est en mesure de répondre à la volumétrie de vos appels.

  • Sécurité des données
    La protection des données de santé est primordiale. Vérifiez que le prestataire respecte les dispositions RGPD et que les informations sont bel et bien sécurisées.

  • Flexibilité de l’offre
    Optez pour un prestataire offrant un contrat flexible, sans engagement, et avec une facturation qui s’adapte à votre consommation réelle, comme c’est le cas chez Simplify.

  • Prix et qualité de service
    Un tarif inférieur à la moyenne du marché doit éveiller votre vigilance quant à la qualité de l’accueil et au niveau d’expertise des télésecrétaires. Des prix trop attractifs cachent souvent des économies réalisées au détriment des compétences du personnel, et peuvent se traduire par des erreurs plus fréquentes.

  • Facilité de contact
    Privilégiez un prestataire avec lequel il est facile de pouvoir entrer en contact. Même s’il est très rare que nos clients aient besoin de nous contacter, c’est un point important qu’ils apprécient et nous font tous remonter.


Choisissez Simplify pour un télésecrétariat réactif et de qualité

Vous souhaitez améliorer votre accueil téléphonique et mettre en place un télésecrétariat médical personnalisé, réactif et de qualité ?

Simplify vous aide à ne plus perdre d’appels et à éviter les RDV annulés en s’occupant de la prise de RDV par téléphone et des rappels pour limiter les annulations de dernière minute.

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