Une des spécificités des secrétaires et des télésecrétaires médicales est la capacité à prendre des notes relativement vite pour ne pas perdre de temps et optimiser ainsi le travail avec le cabinet médical ou le médecin et optimiser la relation avec les patients.
Il existe plusieurs méthodes de transcription médicale.
La transcription médicale traditionnelle
Quelle que soit l’activité du médecin ou du spécialiste, il y a toujours des comptes-rendus médicaux de consultations à rédiger, de lettres d’accompagnement, des demandes d’examen, des vérifications à effectuer.
Cela représente une charge supplémentaire aux secrétaires et télésecrétaires médicales en plus de la gestion de l’agenda des médecins, de l’accueil avec les patients, etc.
Alors, pour optimiser cette prise de notes, les secrétaires médicales utilisent diverses méthodes de transcription médicale. C’est le cas avec la transcription audio.
- La transcription littérale : Lorsque la secrétaire reçoit un fichier audio sous forme de rapport médical, la retranscription s’effectue de manière littérale.
- La transcription intégrale : la secrétaire médicale reçoit un fichier audio qui correspond à un entretien entre plusieurs personnes. Le transcripteur va alors saisir avec détail tous les mots prononcés, y compris les hésitations, les bruitages humains (soupir, toux, rire, éternuement).
- La transcription épurée : dans le même esprit, il est possible de transcrire uniquement l’essentiel d’une transcription. Le document contient alors des informations exploitables sous la forme des paragraphes ou de phrases structurées sans « s’encombrer » de paroles inutiles.
À propos de la transcription médicale à distance
Grâce à la transcription médicale à distance, il est désormais possible de travailler de manière ponctuelle, en soutien à une activité de secrétariat médicale existante, dans le cadre d’un remplacement lorsqu’une secrétaire est absente ou pour soulager la charge administrative en cas de pic de travail.
L’avantage majeur de ce procédé est l’intervention du secrétariat médical en fonction des besoins, c’est une méthode indépendante à la carte.
Concrètement, la transcription médicale à distance permet de prendre des comptes-rendus médicaux de consultation, d’examens, radiologiques, opératoires, expertises médicales d’après des fichiers audio, mais aussi des notes manuscrites et ce en toute confidentialité et discrétion.
Pour les professionnels de la santé, c’est une opportunité de réduire les coûts de gestion du cabinet médical, de diminuer les délais d’envoi des courriers, de faciliter la gestion des courriers et des demandes des patients au quotidien.
Enfin, c’est l’occasion de libérer du temps afin de se concentrer entièrement sur les consultations.
Gérer les volumes de courrier médical au quotidien
La transcription médicale traditionnelle : une organisation éprouvée
Quelle que soit la spécialité exercée, les médecins et les professionnels de santé doivent produire quotidiennement un volume important de comptes rendus médicaux. Comptes rendus de consultation, courriers adressés aux confrères, comptes rendus opératoires, demandes d’examens ou certificats médicaux font partie intégrante de l’activité médicale, aussi bien en cabinet libéral qu’en établissement de santé.
Cette production documentaire représente une charge administrative conséquente, qui s’ajoute à la gestion des agendas, des appels téléphoniques, de l’accueil des patients et du suivi des dossiers médicaux. Afin de maintenir une organisation fluide, les équipes administratives s’appuient sur différentes méthodes de transcription médicale, le plus souvent à partir d’enregistrements audio dictés par les praticiens.
La transcription médicale traditionnelle repose sur une écoute attentive des dictées et sur la frappe de compte rendu médical, en veillant à la précision terminologique, au respect des règles de mise en forme et à la cohérence des documents produits. Elle constitue un socle organisationnel fiable pour répondre aux exigences quotidiennes des professionnels de santé.
Les différentes méthodes de transcription médicale
Il existe plusieurs approches de la transcription médicale, qui se distinguent principalement par leur niveau de détail et leur finalité opérationnelle.
La transcription littérale consiste à retranscrire mot pour mot un enregistrement audio médical. Elle est privilégiée lorsque la fidélité absolue au discours est requise, notamment pour certains rapports médicaux ou documents nécessitant une restitution exacte des propos.
La transcription intégrale s’adresse davantage aux échanges impliquant plusieurs interlocuteurs, comme des entretiens médicaux ou des réunions de spécialistes. Elle vise à restituer l’ensemble des propos, y compris les hésitations ou interruptions, afin de conserver une trace complète des échanges professionnels.
La transcription épurée est, quant à elle, la méthode la plus couramment utilisée pour les comptes rendus médicaux. Elle consiste à reformuler et structurer l’information essentielle, en éliminant les éléments superflus. Le document obtenu est plus lisible, synthétique et immédiatement exploitable par les équipes médicales et administratives.
La frappe de compte rendu médical, un pilier de la qualité documentaire
La frappe de compte rendu médical ne se limite pas à une simple saisie de texte. Elle repose sur une maîtrise approfondie du vocabulaire médical, une grande rigueur rédactionnelle et une attention constante portée à la clarté des informations transmises.
La frappe compte rendu médical permet de produire des documents fiables, homogènes et conformes aux attentes des praticiens. Elle contribue à sécuriser les échanges entre professionnels de santé, à améliorer la lisibilité des dossiers patients et à réduire les délais de transmission des informations médicales, dans un contexte où la réactivité est devenue un enjeu majeur.
La transcription médicale à distance : un mode d’organisation adapté aux contraintes actuelles
Avec l’évolution des outils numériques, la transcription médicale à distance s’est imposée comme un mode d’organisation particulièrement adapté aux contraintes actuelles des cabinets libéraux et des établissements de santé. Elle permet de confier tout ou partie de la production des documents médicaux à des professionnels externes, sans présence physique au sein de la structure.
Cette organisation offre une grande souplesse et peut être mobilisée pour renforcer une équipe existante, accompagner une période de forte activité ou garantir la continuité administrative. La transcription médicale à distance repose généralement sur la transmission sécurisée de fichiers audio ou de documents manuscrits, qui sont ensuite transformés en comptes rendus médicaux structurés.
Concrètement, elle permet de produire des comptes rendus de consultation, des comptes rendus opératoires, des examens radiologiques ou encore des expertises médicales, tout en respectant les exigences de qualité, de confidentialité et de cohérence documentaire propres au secteur de la santé.
Les bénéfices organisationnels pour les professionnels de santé
Pour les professionnels de santé, la transcription médicale à distance constitue un levier d’organisation administrative. Elle contribue à fluidifier la production des documents, à accélérer les délais de traitement et à améliorer la gestion globale des dossiers médicaux, aussi bien en cabinet libéral qu’en établissement de santé.
En déléguant la transcription et la frappe de compte rendu médical, les équipes médicales et administratives dégagent du temps au quotidien. Elles peuvent ainsi se concentrer sur leurs missions essentielles : la prise en charge des patients, la coordination des soins et la qualité du suivi médical.