L’accueil de votre établissement de santé a un rôle central et fondamental, non seulement pour la satisfaction de vos patients, mais également pour assurer le bon fonctionnement de votre structure.
Dans un contexte marqué par une forte croissance du nombre de patients, il est aujourd’hui presque impossible à un secrétariat interne de pouvoir répondre à tous les appels téléphoniques, avec des délais satisfaisants pour les patients.
Si votre secrétariat médical est submergé par les appels téléphoniques, voici comment le télésecrétariat téléphonique va vous aider à sortir la tête de l’eau.
Quels sont les problèmes qui dégradent l’accueil des patients ?
En premier lieu, le volume d’appels est incontestablement le problème le plus important. C’est de cet engorgement téléphonique que découlent des délais d’attente très longs voire interminables pour vos patients. Pire, certains patients découragés se voient contraints de se tourner vers d’autres centres de santé, étant dans l’incapacité de joindre le vôtre.
Viennent ensuite les horaires ouvrés et les indisponibilités de personnel (congés, arrêts, pauses…) qui vont réduire la plage horaire de votre secrétariat et inciter les patients à se diriger vers un autre centre afin de trouver une solution immédiatement.
Et enfin la charge de travail élevée de vos secrétaires, induite par la surcharge de l’accueil téléphonique, va mécaniquement compromettre la qualité de l’accueil des patients au cabinet : peu de temps, environnement stressant, plus d’erreurs et des délais rallongés pour traiter les autres tâches.
Le télésecrétariat médical permet de résoudre ces problèmes en soulageant les secrétaires internes et en offrant un accueil téléphonique rapide à vos patients.
Avantages du télésecrétariat pour les patients
La mise en place d’un télésecrétariat pour le traitement des appels va instantanément changer l’expérience de vos patients en apportant plusieurs points positifs :
- Transparence du système
Vos patients continuent de joindre votre secrétariat en appelant le numéro de votre standard. Ils sont automatiquement redirigés vers les télésecrétaires selon les règles de transfert et de débordement définies avec votre établissement. Les secrétaires à distance sont en mesure d’accéder aux agendas des praticiens afin de prendre les rendez-vous. - Décroché rapide, sans temps d’attente
Avec le télésecrétariat médical, le temps d’attente est considérablement réduit et les appels sont pris en charge systématiquement et après quelques sonneries seulement. - Accueil de meilleure qualité sur place
En libérant les secrétaires de votre centre de la charge excessive d’appels, les patients sont pris en charge plus rapidement. Ils bénéficient aussi d’un accueil moins pressant, générant moins de stress, de frustration et de tensions. Et sans interruption par la nécessité de prendre des appels pendant leur temps d’accueil. - Plage horaire téléphonique étendue
Contrairement au secrétariat interne, le télésecrétariat médical peut offrir une plage horaire étendue grâce au roulement des équipes, jusqu’à 59h avec Simplify RDV. Il est beaucoup plus simple pour vos patients de contacter votre secrétariat et prendre rendez-vous. - Meilleure satisfaction et fidélisation
En offrant un accueil plus rapide et efficace, le télésecrétariat médical contribue à la satisfaction de vos patients, et les fidélise. Ils préféreront choisir votre établissement de santé pour leurs examens ou rendez-vous médicaux futurs.
Avantages du télésecrétariat pour l’établissement de santé
Le télésecrétariat médical contribue aussi à optimiser l’accueil des patients en interne :
- Augmentation du nombre de RDV et de nouveaux patients
En améliorant l’efficacité de la prise de rendez-vous, et en offrant un meilleur service client, le télésecrétariat médical contribue directement à l’augmentation du nombre de rendez-vous et du taux de remplissage , tout en attirant de nouveaux patients. - Optimisation des coûts
Chez Simplify, le télésecrétariat médical revient en moyenne 50% moins cher qu’une gestion des appels téléphoniques par des secrétaires internes. Nos contrats sont flexibles, sans engagement ni abonnement. Vous ne payez ainsi que ce que vous consommez réellement. - Disponibilité constante du secrétariat téléphonique
Grâce aux équipes de télésecrétaires disponibles, votre établissement est en mesure de garantir une disponibilité constante du secrétariat, même en cas de fluctuation de la charge de travail. - Agrandir son accueil sans avoir à pousser les murs
Si vous manquiez de place pour pouvoir recruter plus de secrétaires, le télésecrétariat vous permet d’augmenter votre capacité d’accueil sans devoir modifier vos locaux. - Meilleures conditions de travail pour les secrétaires internes
Vos secrétaires internes peuvent bénéficier de conditions de travail plus satisfaisantes, avec moins de stress lié à la gestion oppressante des appels et des rendez-vous, et une patientèle plus apaisée et moins frustrée.
Pourquoi faire confiance à Simplify pour votre télésecrétariat ?
Vous souhaitez améliorer l’accueil patient de votre établissement de santé ?
Simplify est le partenaire idéal pour mettre en place un télésecrétariat médical de qualité et éprouvé par plus de 3000 hôpitaux, cliniques et centres d’imagerie :
- Une entreprise Française familiale, proche de ses clients, réactive et facilement joignable.
- Un télésecrétariat de qualité et réactif, qui maîtrise les spécificités du secteur médical depuis plus de 20 ans.
- Une facturation souple, qui s’adapte à votre consommation en temps réel. Nous proposons des contrats à l’acte et sans engagement pour optimiser et maîtriser votre budget.
- Une volumétrie adaptée aux grands centres, nos 400 télésecrétaires spécialisées traitent plus de 9 millions d’appels par an.
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