Dans le secteur médical, la prise de rendez-vous est une tâche bien souvent chronophage pour les secrétaires internes des établissements de santé.
En effet, la majorité des secrétariats est confrontée à un volume d’appels important aujourd’hui.
Cette saturation du standard téléphonique augmente significativement le temps d’attente au téléphone pour les patients désireux de prendre un rendez-vous, et dégrade aussi l’accueil des patients au cabinet ainsi que les conditions de travail des secrétaires.
Pour remédier à cette surcharge d’appels et améliorer la fluidité de la prise des RDV, le recours à des télésecrétaires médicales se présente comme la meilleure option.
Voyons comment procéder dans cet article.
Les limites du secrétariat entièrement internalisé
En plus de la gestion des tâches administratives et de l’accueil des patients, les secrétaires médicales internes doivent aussi gérer le standard téléphonique.
Face à l’explosion des appels au cours des dernières années, aux difficultés de recrutement et au manque de place pour accroître la capacité du secrétariat, la charge de travail peut rapidement devenir ingérable pour les secrétaires internes.
C’est souvent le standard téléphonique qui pâtit de cette situation et du cercle vicieux créé par le fort volume d’appels et la capacité limitée.
Les secrétaires se retrouvent dans l’incapacité de pouvoir répondre à tous les appels et de décrocher rapidement ou dans des temps acceptables, incitant les patients à se reporter sur des établissements de santé plus facilement joignables.
Les indisponibilités de personnel (congés, arrêts, pauses, formations…) accentuent encore le problème et affectent la fluidité de prise de rendez-vous en réduisant les plages horaires pendant lesquelles les patients peuvent vous joindre.
Qu’est-ce qu’une télésecrétaire médicale ?
Une télésecrétaire médicale est une secrétaire professionnelle qui travaille à distance via des outils numériques et des plateformes en ligne.
Son rôle est d’assister les secrétariats médicaux et les praticiens en prenant en charge les appels téléphoniques, la gestion des rendez-vous et de certaines autres tâches administratives.
Les télésecrétaires médicales sont spécialisées et formées aux spécificités du secteur médical, et maîtrisent la terminologie, les procédures de confidentialité et les besoins des patients et établissements de santé.
Une équipe de télésecrétaires est souvent assignée à plusieurs établissements, permettant de couvrir des périodes de fortes demandes et des plages horaires étendues grâce à un système de roulement.
Les avantages d’une télésecrétaire médicale
Comme nous l’expliquons en détail de notre article dédié aux avantages du télésecrétariat, un ou une télésecrétaire médical.e va grandement fluidifier la gestion des RDV en aidant votre établissement de santé à :
- Avoir un temps de décroché rapide
- Augmenter le nombre de rendez-vous
- Élargir les plages horaires du standard
- Garantir la joignabilité du standard
- Pallier le manque de personnel, de place ou de capacité
- Améliorer le parcours patient sur site grâce à une meilleure disponibilité des secrétaires internes
- Optimiser le budget avec un coût de gestion des appels divisé de moitié
- Améliorer la satisfaction des patients
Comment se passe la mise en place d’une télésecrétaire médicale ?
Chez Simplify, l’intégration d’une équipe de télésecrétaire se fait facilement, en quelques jours seulement.
Après une phase de compréhension de la situation et d’évaluation des besoins de l’établissement de santé, nous synchronisons les plannings des praticiens avec nos outils.
En parallèle, nous récupérons les consignes et les règles du secrétariat et des praticiens, puis nous formons une équipe de télésecrétaires et paramétrons notre solution de téléphonie afin de calquer notre fonctionnement sur celui de votre établissement.
Une fois que toutes ces étapes ont été mises en place, le télésecrétariat est actif.
Nous vous envoyons quotidiennement des indicateurs de performance afin de vous assurer du fonctionnement du service.
Rien ne change pour vos patients, ils continuent de vous joindre sur votre standard comme auparavant, mais ils peuvent enfin avoir une secrétaire qui décroche rapidement dorénavant.
Pourquoi choisir une télésecrétaire médicale Simplify
Vous souhaitez fluidifier l’accueil des patients de votre établissement de santé avec des télésecrétaires médicales ?
Simplify est le partenaire idéal pour mettre en place un télésecrétariat médical de qualité, éprouvé par plus de 3000 hôpitaux, cliniques et centres d’imagerie :
- Faites le choix d’une entreprise française familiale, proche de ses clients, réactive et facilement joignable.
- Bénéficiez d’un télésecrétariat réactif et de qualité, qui maîtrise parfaitement les spécificités du secteur médical depuis plus de 20 ans.
- Optimisez votre budget grâce à une facturation sans engagement ni abonnement, et payez uniquement ce que vous consommez.
- Fluidifiez votre prise de rendez-vous, avec plus de 9 millions d’appels traités par an, nous avons la capacité de gérer de grands volumes d’appels.
Découvrez notre solution de télésecrétariat médical :
