Aujourd’hui, les secrétariats médicaux sont submergés d’appels de prises de RDV, d’autant plus dans les centres hospitaliers, cliniques et centres d’imagerie.
Vos secrétaires se retrouvent débordées pour répondre efficacement et rapidement à ce volume d’appels disproportionné.
Et ce sont vos patients (qui s’agacent de n’avoir personne au bout du fil et finissent par appeler un autre centre), vos secrétaires (qui n’ont plus assez de temps pour gérer toutes les tâches incombées), la réputation de votre centre (personne ne décroche) et la santé de vos finances qui en font les frais.
Pour éviter cette situation, le télésecrétariat médical est la solution qui va vous aider à sortir la tête hors de l’eau pour offrir un accueil réactif et de qualité à vos patients, ainsi qu’un meilleur cadre de travail à vos équipes.
Chez Simplify, nous aidons les centres de santé (hôpitaux, cliniques et centres d’imagerie) à mettre en place un télésecrétariat téléphonique performant et personnalisé depuis plus de 20 ans.
Voici les 7 avantages que vous apportera le télésecrétariat médical :
Sommaire
- Un accueil client optimal avec un décroché rapide
- Une disponibilité accrue de votre accueil téléphonique
- Une intégration personnalisée et complètement transparente pour vos patients
- Pas de manque d’espace
- De meilleures conditions de travail qui vont soulager vos secrétaires médicales en interne
- Réduction des coûts et optimisation de votre budget
- Plus d’examens et moins de RDV non-honorés
1. Un accueil client optimal avec un décroché rapide
Nos secrétaires à distance traitent vos appels lorsque vous êtes déjà en ligne. Vos patients n’ont pas à patienter, ni à s’impatienter, de longues minutes au téléphone pour pouvoir obtenir un RDV.
Ils ont rapidement quelqu’un de compétent et formé aux spécificités de votre centre qui décroche après quelques sonneries seulement pour traiter leur demande.
Cette réactivité permet de supprimer les attentes interminables et l’agacement de vos patients, améliorant nettement l’amabilité et la courtoisie lors des échanges avec vos secrétaires.
2. Une disponibilité accrue de votre accueil téléphonique
Les congés, arrêts maladie, 35h et pauses déjeuners de vos secrétaires sont autant de facteurs qui réduisent la disponibilité de votre secrétariat téléphonique.
Grâce au roulement des équipes du télésecrétariat médical, vos patients bénéficient d’une plage horaire élargie de 59h par semaine et ininterrompue, tous les jours ouvrés de l’année.
3. Une intégration personnalisée et complètement transparente pour vos patients
Au quotidien, le télésecrétariat est complètement transparent pour vous et votre patientèle.
Vos patients continuent d’appeler votre standard à votre numéro habituel. Les appels sont automatiquement transférés à nos secrétaires à distance selon vos préconisations.
De leur côté, nos secrétaires sont formées à vos consignes, votre fonctionnement et vos spécificités.
Lors d’un appel, elles ont accès aux plannings de vos médecins à distance. Elles disposent également de votre phrase d’accueil pour rendre l’expérience transparente, ainsi qu’un rappel de vos consignes pour prendre et qualifier le RDV.
4. Pas de manque d’espace
Il arrive fréquemment que des centres de santé ou regroupements de cabinets ne puissent plus embaucher de secrétaires médicales faute de place.
Ils se retrouvent alors freinés pour pouvoir gérer le nombre de patients et d’appels en perpétuelle augmentation.
Avec le télésecrétariat médical Simplify, vos murs ne sont plus une limite pour augmenter votre capacité.
Vous pouvez ainsi offrir un espace de travail confortable à vos secrétaires sans compromettre la qualité et la réactivité de votre accueil téléphonique, même si votre volume d’appels explose.
5. De meilleures conditions de travail qui vont soulager vos secrétaires médicales en interne
Grâce au télésecrétariat, vos secrétaires internes disposent de plus de temps pour gérer l’accueil physique des patients et les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Vos équipes profiteront d’un climat globalement plus serein avec vos patients, qui seront moins tendus et plus courtois lors des échanges, et elles apprécieront d’être soulagées des appels incessants et anxiogènes.
6. Réduction des coûts et optimisation de votre budget
Le télésecrétariat permet de mutualiser les compétences et les tâches répétitives, ce qui vous permet de bénéficier d’un coût plus faible pour la gestion de vos appels.
Le coût d’un appel en télésecrétariat tourne autour de 1€ /appel, alors que le prix de revient approche les 2€ avec des secrétaires internes.
Chez Simplify, vous bénéficiez aussi d’un contrat sans engagement, et facturé à l’appel pour optimiser votre budget. Ainsi, vous ne payez que ce dont vous avez réellement besoin.
7. Plus d’examens et moins de RDV non-honorés
Parce qu’il est ultra-réactif pour décrocher, le télésecrétariat vous permet logiquement de planifier plus d’examens médicaux pour maximiser votre rentabilité.
Autre point non négligeable, le télésecrétariat Simplify vous aide à réduire les RDV non-honorés (parfois appelés No-Show), en automatisant des rappels téléphoniques quelques jours avant la date d’examen.
Par les temps qui courent, avec la taxe lapin à venir, il est toujours plus intéressant de pouvoir éviter une annulation de dernière minute, n’est-ce pas ?
Choisissez Simplify pour votre télésecrétariat médical
Vous souhaitez améliorer votre accueil téléphonique et mettre en place un télésecrétariat médical personnalisé, réactif et de qualité ?
Simplify vous aide à ne plus perdre d’appels et à éviter les RDV annulés en s’occupant de la prise de RDV par téléphone et des rappels pour limiter les annulations de dernière minute.
Découvrez notre solution de secrétariat médical à distance :
