Le télésecrétariat médical est idéal pour améliorer l’accueil des patients dans les établissements de santé, notamment pour faire face à un nombre toujours plus élevé d’appels concernant la prise de rendez-vous.
En externalisant cette tâche, les cabinets médicaux peuvent non seulement offrir un accueil téléphonique de qualité et plus réactif à leurs patients, mais aussi optimiser leur secrétariat interne.
Mais combien de temps faut-il pour implémenter un télésecrétariat médical, et quelles sont les étapes de sa mise en place ?
C’est précisément ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Le délai de mise en place moyen du télésecrétariat médical
Chez Simplify, la mise en place d’un télésecrétariat médical nécessite en moyenne de 2 à 4 semaines.
Ce délai varie en fonction de :
- la complexité des besoins du centre médical
- l’intégration technique requise
- la disponibilité des référents impliqués
Cette période inclut toutes les étapes, depuis la première réunion de compréhension des besoins jusqu’au déploiement final et l’ajustement des services en fonction des retours d’expérience.
Les étapes de mises en place du télésecrétariat Simplify
1. Réunion avec le référent
La première étape consiste à comprendre l’organisation et le fonctionnement de l’établissement, évaluer les besoins spécifiques, et déterminer les actes pratiqués ou non par les médecins, ainsi que toutes autres spécificités du centre.
Cet échange est aussi l’occasion d’évaluer la volumétrie des tâches à effectuer (nombres d’appels de prise de RDV, de RDV à confirmer) ainsi que les règles de transferts et de débordements.
Cette étape permet donc de définir clairement les règles et attentes de votre établissement afin de personnaliser le service de télésecrétariat.
2. Accès à l’agenda des médecins
Une fois les besoins identifiés et définis, il est nécessaire d’obtenir l’accès à l’agenda du cabinet afin de le synchroniser avec le système informatique du prestataire.
Cette étape permet aux télésecrétaires de gérer efficacement les rendez-vous et de s’assurer que les plages horaires proposées aux patients soient bel et bien disponibles et correctement affichées sur leurs écrans.
Cette étape ne prend que quelques heures en général et nécessite 24h pour que la synchronisation soit pleinement opérationnelle.
Elle peut être effectuée le jour même de la signature du contrat afin d’accélérer la mise en place du télésecrétariat.
3. Récupérer les consignes de l’établissement
Une fois ces deux étapes faites, il faut récupérer les consignes spécifiques du centre médical :
- les protocoles à suivre pour la prise de rendez-vous et les urgences
- les préférences de communication avec les patients
- les directives particulières propres à certaines spécialités médicales
Ces consignes permettent de garantir un télésecrétariat complètement transparent pour votre patientèle, et pleinement aligné avec les pratiques de votre établissement.
4. Paramétrage de la solution téléphonique
Nous nous occupons de configurer la solution téléphonique afin d’appliquer vos règles de transfert et de débordement des appels vers notre centre.
Cette étape ne prend que quelques heures elle aussi.
5. Formation des télésecrétaires
Parallèlement au paramétrage de la solution, le superviseur Simplify en charge du compte va former l’équipe de télésecrétaires qui répondra à vos appels.
Nous leur transmettons toutes les informations, règles, protocoles et spécificités de votre établissement de santé afin de leur permettre de gérer les appels et les rendez-vous en totale autonomie.
6. Déploiement du télésecrétariat
Maintenant que le système est paramétré et les télésecrétaires formées, le service est lancé.
Durant cette période, les télésecrétaires commencent à prendre en charge les appels et la gestion des rendez-vous.
Une surveillance étroite est mise en place dès le lancement pour s’assurer que tout fonctionne correctement, et pour effectuer les ajustements en temps réel si nécessaire.
7. Indicateurs de performance quotidiens
Après le déploiement, nous vous envoyons quotidiennement des indicateurs de performance.
Ces indicateurs peuvent inclure le nombre d’appels traités, le temps de décroché ou le temps d’attente pour vos patients par exemple.
Ces données sont cruciales pour évaluer l’efficacité et la qualité du télésecrétariat.
Simplify : votre télésecrétariat réactif et de qualité
Vous souhaitez mettre en place un télésecrétariat réactif et de qualité pour améliorer l’accueil téléphonique de vos patients ?
Simplify est le partenaire idéal avec lequel vous pourrez bénéficier d’un télésecrétariat médical éprouvé :
- Télésecrétariat médical de qualité : En 20 ans, Simplify a développé une expertise solide et reconnue dans le domaine du secrétariat médical, collaborant avec plus de 3000 centres de santé, hôpitaux, centres d’imagerie et praticiens.
- Adaptée aux grandes structures : Avec une équipe de plus de 400 collaborateurs, 3 centres d’appels et plus de 9 millions d’appels traités par an, Simplify est en mesure de gérer efficacement une volumétrie importante, assurant ainsi un service de qualité à votre échelle.
- Budget optimisé : Simplify vous propose une facturation à l’acte, sans engagement ni abonnement, vous permettant ainsi de ne payer que ce que vous consommez réellement.
- Intégration personnalisée : Nous adaptons nos services de télésecrétariat aux spécificités de votre structure. Nos outils se synchronisent avec les vôtres et sont configurés sur mesure pour répondre à vos exigences, tandis que nos secrétaires sont formées pour respecter vos instructions et particularités.
- Une entreprise PME Française, proche de ses clients, accessible et à l’écoute des besoins
Découvrez notre solution de télésecrétariat médical :
